בקרה נכונה על עלויות מזון

-גלעד בן זאב-

האם המסעדה שלכם עובדת בעלויות אופטימליות ?  האם יש בזבוז נסתר שגורם להפסדים ?   כל מסעדן חייב להיות עם היד על הדופק בנושא הזה כל הזמן.

בקרה של ההתנהלות הכמותית במסעדה היא הבסיס של היד על הדופק. לא מדידת הפוד קוסט. 

בקרת העלויות הנכונה והאפקטיבית ביותר לא מתחילה בניתוח העלויות הכספיות של השימוש, אלא בניתוח כמויות השימוש.  כשאני אומר "כמות" הכוונה היא לערך הלא כספי של השימוש:  קילו, גרם, ליטר, מיליליטר, שעת עבודה , יחידה, קילוואט,  וכו'.
עלות השימוש מורכבת מכמות כפול מחיר ליחידה. זה נכון לגבי מזון, משקאות, שעות עבודה, ציוד, ועוד . מבין שניהם למסעדנים יש את השליטה הגדולה ביותר על כמות השימוש.  

למעשה הסטנדרטים של המסעדה נקבעים ומנוהלים לפי כמויות ולא לפי כסף.  כל עצי המוצר של מנות המזון, סטנדרטים של מזיגות אלכוהול,  סידורי עבודה המבטאים כמות של  שעות עבודה נדרשות, ובכלל כל הניהול השוטף -  מתנהל לפי כמויות, לכן גם תשתית הבקרה חייבת להיות בהתאם, כלומר, קודם כל בדיקה וניתוח כמויות השימוש שהיו (או המתוכננות), ורק לאחר מכן, כשלב השני של הבקרה, התרגום לכסף.

כשמדובר במדידת ביצועים בתחום העלויות , זו טעות בעיני לדלג על שלב המדידה הכמותית, ולקפוץ ישר למדידה הכספית. הפוד קוסט, למשל, זו למעשה בקרה כספית/אחוזית בלבד. סיכום עלויות המזון מתוך ההכנסות ממזון.  קיצור דרך ניהולי זה הוא מאד מסוכן מכיוון שיש כאן החמצה של כל מה שבאמת קרה במסעדה בתקופה שנמדדה.  כל מה שמנהל חייב לדעת בזמן אמיתי קשור,בראש ובראשונה, להתנהלות הכמותית. מדידה כספית ואחוזית בלבד משטיחה ומעלימה את ההתנהלות הכמותית בשימוש במשאבי המסעדה השונים,  התנהלות שהביאה בסופו של דבר לשורה התחתונה הכספית.

גם בעולם הייצור האמיתי לא מודדים ביצועים בצורה כזו. לא קובעים את הצלחת ניהול העלויות לפי היחס בין סך העלויות מסוג מסויים לסך ההכנסות. זה לא הגיוני. את ביצועי ניהול העלויות בפועל מודדים מול כמויות ועלויות התקן, כלומר, מה היו כמויות ועלויות השימוש בפועל מול כמויות והעלויות הפוטנציאליות האפשריות, כפי שנקבעו בסטנדרטים של עצי המוצר ותקני זמן עבודה. 

אפשר לומר שמנהל מסעדה טוב חייב לדעת האם צוות המסעדה משתמש בצורה נכונה ויעילה במשאבים, וזאת ללא שימוש במונחים כספיים בכלל בבדיקה שלו. לא בנתוני עלויות ולא בנתוני הכנסות.  רק עם נתוני כמויות בפועל מול כמויות התקן.

אם הסטנדרט של מנה מסוימת הוא 200 גרם טופו, טבח חייב לשים 200 גרם טופו. נקודה.  ולא משנה  מה מחיר המנה ללקוח, ולא משנה מה עלות הטופו לקילו, ולא חשוב מה הפוד קוסט.  גם אם המסעדה קיבלה את הטופו בחינם, ומוכרת את המנה במחיר של  1,000 ₪, עדיין הטבח חייב לשים 200 גרם טופו כי זהו הסטנדרט, ובדיוק את זה חייב מנהל המסעדה לבדוק  דבר ראשון, כל הזמן. לא רק תקופתית (כל חודש /רבעון / שנה) , אלא כל הזמן.

לבנות בקרה כזו יכול להיות סיפור די מורכב,  לא אפרט בפוסט הזה מהי הדרך הנכונה לעשות זאת, אעשה זאת בפוסטים הבאים. בכל זאת, לשם המחשה ובאופן כללי ביותר, אתן דוגמא לבקרה כמותית בסיסית של מזון. 

בקרה כמותית של מזון מתבססת על שלושה נתונים מנדטוריים בהם חייב לשלוט מנהל המסעדה עבור כל מוצר  שנקנה, מצטבר מתחילת השנה:

1. סה"כ כמות הקניה

סה"כ כמות המוצר שנקנתה, מתחילת השנה.

2. סה"כ כמות השימוש התקנית

 סה"כ הכמות בה היינו צריכים להשתמש, מתחילת השנה, אם המסעדה הייתה עובדת בצורה אופטימלית. כמות זו למעשה מחושבת ככמות הייצור של המנות בהם מופיע חומר הגלם הנבדק, כפול כמות התקן למנה - ברוטו, כלומר, כמות חומר הגלם בעץ המוצר של המנה, כולל הפחת שלו עבור מנה זו.  

3. סה"כ כמות שנזרקה לפח
   מלבד הפחת התקני של המוצר.

לדוגמא -  עגבניות.

נניח שיש שתי מנות במסעדה הכוללות עגבניות :

מנה 1:  סטנדרט של כ - 200 גרם ברוטו עגבניות.
מנה 2:  סטנדרט של כ - 100 גרם ברוטו עגבניות.

 

כמות היצור של מנה 1 :
600  מנות, סה"כ כמות תקן של עגבניות : כ-120 ק"ג
(600 כפול 200 גרם)

כמות היצור של מנה 2 :
300  מנות, סה"כ כמות תקן של עגבניות : כ-30 ק"ג

       (300 כפול 100 גרם)

זה אומר שמבחינת הסטנדרט של המסעדה,  כמות העגבניות התקנית שנדרשה מתחילת השנה היא כ-150 קילו .  

כמות שנזרקה לפח: כ-20 קילו.

כמות עגבניות שנקנתה מתחילת השנה:  כ-280 קילו.

 

בנוסף,  נניח שהמחיר הממוצע של עגבניות מתחילת השנה הוא
4 ₪ לקילו.  

אז מה יש לנו כאן?

מבחינת הבקרה הכמותית יש לנו חריגה של קרוב ל-90%  בשימוש בעגבניות (280 קילו בפועל, מול 150 קילו תקן). יש כאן 20 קילו שנזרקו לפח (והסיבה לזה חייבת להחקר בנפרד), ועוד 110 קילו (קרוב ל 40% מהכמות שניקנתה) שלא ידוע מה קרה איתם.וזה רק בדיקה של חומר גלם אחד מתוך מאות.

תוצאה כזו חייבת להדליק אצל מנהל המסעדה את כל הנורות האדומות האפשריות.

 אם הנתונים אמינים (לנושא אמינות הנתונים אתייחס בנפרד בפוסטים הבאים) זה אומר שהמטבח מתנהל בצורה בזבזנית ומאד מסוכנת . בדיקת העגבניות, מוצר מפתח בדרך כלל, יכולה גם לנבא את יכולת הביצוע של המטבח עם חומרי גלם אחרים ועם משאבים אחרים בכלל. זה דורש בדיקה ניהולית מעמיקה. מצב כזה של התנהלות בתחום הייצור מעמיד את כל המסעדה בסיכון

לעומת זאת, אם במסעדה אין בקרה כמותית, אלא רק מחשבים פוד קוסט, שום נורה אדומה לא תידלק, ופה הסכנה הגדולה.

אם נתרגם את החריגה לכסף,  130 קילו כפול 4 ₪ זה  קצת יותר מ 500 ₪.  ואם מדובר בבדיקה של כמה חודשים מתחילת השנה (רבעון, למשל) הפוד קוסט בקושי ירגיש את זה. לדוגמא אם ההכנסה המצטברת ממזון מתחילת השנה היא כ-400,000 ₪, הפוד קוסט נפגע מההתנהלות עם העגבניות ב 0.13 נקודות בלבד. על פניו לא ביג דיל.  

וגם אם מחיר העגבניות לא היה 4 ₪ לקילו בממוצע אלא 1 ₪ לקילו, מה שאומר הפסד של 130 ₪ בלבד לכל התקופה (הפסד כספי זניח לכאורה)  זה עדיין לא משנה את העובדה שהמטבח מתנהל בצורה מאד מסוכנת, וזה דורש התערבות ניהולית מידית.  

לכן אפשר לסכם ולומר שבקרה כמותית טובה ויעילה תחשוף ותציף את כל הנזילות, המחלות והליקויים הנסתרים בדרך כלל, בתחום ההתנהלות הכלכלית התפעולית של המסעדה (והם אלו שבמוקדם או במאוחר יפילו את המסעדה), לעומת בקרה כספית או אחוזית בלבד, כמו הפוד קוסט למשל, שמעלימה ויוצרת מסך עשן בין מנהל המסעדה לבין מה שקורה אצלו בעסק, מתחת לפני השטח.        

          

איך לתכננן ולהקים מערכת בקרות כמותיות, אחוזיות וכספיות בצורה נכונה ואפקטיבית מבלי שיגזול יותר מדי זמן עבודה ? על כך בפוסטים הבאים.