מסעדה - בין עולם האירוח לעולם הייצור

-גלעד בן זאב-

אחת הסיבות העיקריות לכך שעסקי אירוח מתחום המזון והמשקאות הם עסקים כל כך מורכבים ומסובכים לניהול היא העובדה שלמעשה יש לנהל שני עולמות שונים לחלוטין, בו זמנית ובסנכרון, תחת קורת גג אחת. עולם האירוח בפרונט, ועולם הייצור בבאק.

עולם האירוח כולל את השירות, העיצוב והאווירה,הטעמים והריחות, כל מה שקשור לחוויית האורח. עולם הייצור,לעומת זאת, מתייחס לתהליך ייצור המוצרים המתרחש במסעדה. זה כולל בין היתר תכנון מוצרים ובניית עצי מוצר, ניהול רכש וקניינות חומרי גלם, ניהול המלאי, ניהול הייצור עצמו מבחינת תכנון ופיקוח, ניהול כוח אדם מייצר, רכש ואחזקה של ציוד ומכונות , וכמובן כולל את כל נושא הניהול הכלכלי – תמחיר והמחרה של מוצרים , ניתוח ביצועים , ניתוחי עלות תועלת ורווח. זהו עולם הייצור ממש. שני עולמות שכל אחד מהם הוא ענק ומורכב בפני עצמו, ודורש ידע וניסיון מקצועיים נרחבים בכדי להצליח בו.

אני רואה בהצלחת הניהול הכלכלי של החלק היצרני את המפתח להצלחה הכלכלית של המסעדה. כל כך הרבה מסעדות שהייתה בהם חווית אורח טובה, ואפילו מצוינת , לא הצליחו להחזיק מעמד בסופו של דבר רק בגלל כשלים בניהול הכלכלי של החלק היצרני, ובעסק כזה, כשמתח הרווחים נמוך כל כך, זה יכול להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון.

הבעיה היא שהמסעדנים עצמם, ברוב המקרים, "גדלו" בעולם אחד בלבד -  עולם האירוח. את עולם הייצור ה"אמיתי" מנהלים מהנדסי מוצר, מהנדסי ייצור, אנשי תפ"י (תכנון ופיקוח ייצור, תפקיד בסיסי בעולם הייצור) מנהלי רכש, כלכלנים, מנהלי מערכות מידע , כל התחומים ההכרחיים לניהול אופטימלי של ייצור מוצרים ומיקסום רווחים. האנשים האלה למדו והתמחו בתחום התעשייה הניהול, והבקרה. לעומתם, מי שאחראים על כל התחומים האלה במסעדה ממש לא הגיעו מאותו הרקע. הם התחילו כטבחים וכמלצרים, למדו והתמחו בבישול , או איך לתת שירות טוב ללקוח, ובדיוק בגלל זה תעשיית הארוח, שכאמור מתבצע בה תהליך ייצור מוצרים לכל דבר ועניין, מפגרת בשנות דור אחר עולם הייצור האמיתי בכל מה שקשור ליכולת הניהול הכלכלי האופטימלי של ייצור מוצרים.

אז נכון...אין באמת צורך בהשכלה ובניסיון של מהנדס ייצור או כלכלן בכדי להצליח בניהול הכלכלי של המסעדה או הקייטרינג, רוב השיטות והגישות מעולם הייצור התעשייתי כלל לא רלוונטיות למסעדה מכיוון שאופי הייצור במסעדנות הוא באמת שונה לגמרי ובצורה מהותית מהייצור ה"רגיל", כמעט בכל אספקט. אבל אני כן מאמין שבכדי לנהל מסעדה בעלויות אופטימליות ורווח מקסימלי , במאה ה-21, יש לאמץ חוקי יסוד, תפיסות ושיטות הנהוגות בעולם הייצור שכן רלוונטיות לכל עסק יצרני באשר הוא, כולל מסעדנות. אני מאמין שכדי להצליח בניהול הכלכלי חייבים מסעדנים , בראש ובראשונה, להפנים שמסעדה היא עסק יצרני, ולעסק יצרני יש ערכים וחוקי יסוד בסיסיים. הבעיה היא שרבים מהערכים והחוקים הבסיסיים האלו ממש לא מקוימים במסעדנות המקובלת, וככל שהמסעדנים יתוודעו, יספגו ויישמו עוד ועוד ערכים וגישות של ניהול כלכלי מעולם הייצור האמיתי, כך הרווח הכספי שלהם יגדל.

מה שקורה במאה ה-21 הוא שיותר ויותר מסעדנים מבינים שבשביל לשרוד ולהגדיל רווחיות יש צורך במשהו אחר, חזק ואפקטיבי יותר מהניהול המסורתי המקובל של עלויות המסעדה. אין צורך להמציא את הגלגל בתחום הזה, רק להתחיל להסתכל איך עושים זאת עסקים יצרניים אחרים מעולם הייצור "האמיתי", וללמוד מהם. המטרה היא לקדם כמה שיותר את המסעדה, בצורה מושכלת ונכונה, לכיוון של יישום ערכים וטכניקות ניהוליות הנהוגות בעולם הייצור בתחום התעשייתי, עם ההתאמות הנדרשות, ויש צורך בהרבה מאד התאמות. גם התאמות חשיבתיות הקשורות בגישה לעלויות, וגם התאמות הקשורות בטכניקות ניהוליות.

 ואכן, יש חברות קייטרינג שבאמת לקחו צעד קדימה בנושא הזה, והן מתנהלות ממש כמו מפעל ייצור לכל דבר ועניין. לדוגמא , יש להם מנהל תפ"י, ייצור המזון לאירועים מתנהל לפי פק"עות (פקודות עבודה, מושג בסיסי בעולם הייצור) , והמטבח הפך ל"ריצפת ייצור". אין לי ספק שהמהלך הזה הביא לעלייה משמעותית ברווח שלהם.

אז מה תוכלו לקחת מעולם הייצור אליכם למסעדה , ואיך תוכלו בעזרת זה לשלוט שליטה אבסולוטית בעלויות ולמקסם רווחים ? בשביל זה נוצר הבלוג . בפוסט הבא אדבר על חוק יסוד חשוב ביותר בכל עסק יצרני - תיעוד השימוש בחומרי גלם.

חומרי הגלם - מה קורה בין הקניות למכירות

-גלעד בן זאב-

בעסקים יצרניים אמיתיים אין מצב כזה שאין תיעוד מלא ומפורט מה היה השימוש בחומרי הגלם והציוד שקנו. לכל כמות של חומר גלם שנקנה יש הסבר ברור ומפורט מה קרה איתו. בעסקים יצרניים זה מובן מאליו, אך בעולם המסעדנות זה כמעט לא קיים, וזו אחת הסיבות להפסד כספי רב ומיותר.

מה יכול לקרות לחומר גלם מרגע שהגיע למסעדה ? (רשימה חלקית)

• ייצור מוצרים מהתפריט (עם עץ מוצר רשמי) ללקוחות חיצוניים, עם או בלי הכנסה
• ייצור מוצרים מהתפריט ללקוחות פנימיים (עובדים)
• ייצור מוצרים שאינם מהתפריט (ללא עץ מוצר רישמי) ללקוחות חיצוניים או פנימיים
• ייצור נסיוני עבור פיתוח התפריט
• זריקה לפח של חומרי גלם, ישירות מהמחסן
• זריקה לפח של חומרי גלם לאחר שעברו עיבוד מסויים, בטרם הפכו למוצרים מוגמרים
• זריקה לפח של מוצרים מוגמרים, ללא הכנסה
• הוצאת חומרי גלם מהמסעדה ברשות
• גניבת חומרי גלם ע"י עובדים
• גניבת חומרי גלם ע"י ספקים

 ברוב המסעדות אין תיעוד של מה שקרה לחומרי הגלם. מצד אחד יש את רשימת הקניות (גם זה לא בטוח שיש...) , מצד שני את רשימת מוצרי התפריט שנמכרו (ממערכת ה point of sale) אבל כל מה שקרה בינהם זה בדרך כלל ברובו "חור שחור". פירוט המכירות מהווה תיעוד חלקי ביותר לכל מה שיוצר במסעדה, וזה ממש לא תחליף לתיעוד אמיתי של השימוש בחומרי הגלם. גם חישוב ה"פוד קוסט" הוא לא תחליף לתיעוד מלא של גורל חומרי הגלם. הפוד קוסט הוא לא באמת כלי שיכול לעזור להנהלת המסעדה לאתר בזבוז וחוסר יעילות. (לפוד קוסט ומגרעותיו האין סופיות אקדיש פוסט שלם או יותר)

לשם המחשת ההבדל בגישה בין עסקים יצרנייים אמיתיים לגישה במסעדנות , אתן דוגמא:
קחו למשל את כל הנושא של זריקה לפח של מוצרים, או בשפה יותר מקצועית מעולם היצור - השמדת מלאי. מדובר בחומרי גלם שניקנו , והתנהלות לא נכונה איתם גרמה לכך שלא ניתן להשתמש בהם ודינם להיזרק, או מוצרים שיוצרו במקום אך לא ניתן למכור אותם משום מה .בעסקים יצרניים רציניים מלאי של מוצרים שהולך לפח זה ממש, אבל ממש, ביג דיל. מופק טופס מיוחד, טופס השמדת מלאי, המפרט בדיוק איזה מוצר מושמד, הכמות המדוייקת, העלות הכספית, הסיבה המדויקת מדוע זה קרה, מי מהמנהלים אישר את ההשמדה, מי מהעובדים ביצע זאת בפועל, תאריך ושעה. במקרים מסוימים אפילו מתכנסת ועדה לבדוק לעומק האם ניתן לעשות משהו עם המוצר או חומר הגלם, או שדינו נחרץ.

בעולם המסעדות, לעומת זאת, הכל פשוט יותר. מגיע הטבח בבוקר למקרר הירקות, למשל, אוסף לארגז את כל הפירות והירקות שהיו פעם טריים ועכשיו רקובים, ובתנועה סיבובית הופך את הארגז מעל פח האשפה הקרוב, ונגמר הסיפור. לא תיעוד ולא "נעליים". לא מדובר רק בהבדל בנהלים , מדובר בהבדל בתודעה.

בקרה נכונה על עלויות מזון

-גלעד בן זאב-

האם המסעדה שלכם עובדת בעלויות אופטימליות ?  האם יש בזבוז נסתר שגורם להפסדים ?   כל מסעדן חייב להיות עם היד על הדופק בנושא הזה כל הזמן.

בקרה של ההתנהלות הכמותית במסעדה היא הבסיס של היד על הדופק. לא מדידת הפוד קוסט. 

בקרת העלויות הנכונה והאפקטיבית ביותר לא מתחילה בניתוח העלויות הכספיות של השימוש, אלא בניתוח כמויות השימוש.  כשאני אומר "כמות" הכוונה היא לערך הלא כספי של השימוש:  קילו, גרם, ליטר, מיליליטר, שעת עבודה , יחידה, קילוואט,  וכו'.
עלות השימוש מורכבת מכמות כפול מחיר ליחידה. זה נכון לגבי מזון, משקאות, שעות עבודה, ציוד, ועוד . מבין שניהם למסעדנים יש את השליטה הגדולה ביותר על כמות השימוש.  

למעשה הסטנדרטים של המסעדה נקבעים ומנוהלים לפי כמויות ולא לפי כסף.  כל עצי המוצר של מנות המזון, סטנדרטים של מזיגות אלכוהול,  סידורי עבודה המבטאים כמות של  שעות עבודה נדרשות, ובכלל כל הניהול השוטף -  מתנהל לפי כמויות, לכן גם תשתית הבקרה חייבת להיות בהתאם, כלומר, קודם כל בדיקה וניתוח כמויות השימוש שהיו (או המתוכננות), ורק לאחר מכן, כשלב השני של הבקרה, התרגום לכסף.

כשמדובר במדידת ביצועים בתחום העלויות , זו טעות בעיני לדלג על שלב המדידה הכמותית, ולקפוץ ישר למדידה הכספית. הפוד קוסט, למשל, זו למעשה בקרה כספית/אחוזית בלבד. סיכום עלויות המזון מתוך ההכנסות ממזון.  קיצור דרך ניהולי זה הוא מאד מסוכן מכיוון שיש כאן החמצה של כל מה שבאמת קרה במסעדה בתקופה שנמדדה.  כל מה שמנהל חייב לדעת בזמן אמיתי קשור,בראש ובראשונה, להתנהלות הכמותית. מדידה כספית ואחוזית בלבד משטיחה ומעלימה את ההתנהלות הכמותית בשימוש במשאבי המסעדה השונים,  התנהלות שהביאה בסופו של דבר לשורה התחתונה הכספית.

גם בעולם הייצור האמיתי לא מודדים ביצועים בצורה כזו. לא קובעים את הצלחת ניהול העלויות לפי היחס בין סך העלויות מסוג מסויים לסך ההכנסות. זה לא הגיוני. את ביצועי ניהול העלויות בפועל מודדים מול כמויות ועלויות התקן, כלומר, מה היו כמויות ועלויות השימוש בפועל מול כמויות והעלויות הפוטנציאליות האפשריות, כפי שנקבעו בסטנדרטים של עצי המוצר ותקני זמן עבודה. 

אפשר לומר שמנהל מסעדה טוב חייב לדעת האם צוות המסעדה משתמש בצורה נכונה ויעילה במשאבים, וזאת ללא שימוש במונחים כספיים בכלל בבדיקה שלו. לא בנתוני עלויות ולא בנתוני הכנסות.  רק עם נתוני כמויות בפועל מול כמויות התקן.

אם הסטנדרט של מנה מסוימת הוא 200 גרם טופו, טבח חייב לשים 200 גרם טופו. נקודה.  ולא משנה  מה מחיר המנה ללקוח, ולא משנה מה עלות הטופו לקילו, ולא חשוב מה הפוד קוסט.  גם אם המסעדה קיבלה את הטופו בחינם, ומוכרת את המנה במחיר של  1,000 ₪, עדיין הטבח חייב לשים 200 גרם טופו כי זהו הסטנדרט, ובדיוק את זה חייב מנהל המסעדה לבדוק  דבר ראשון, כל הזמן. לא רק תקופתית (כל חודש /רבעון / שנה) , אלא כל הזמן.

לבנות בקרה כזו יכול להיות סיפור די מורכב,  לא אפרט בפוסט הזה מהי הדרך הנכונה לעשות זאת, אעשה זאת בפוסטים הבאים. בכל זאת, לשם המחשה ובאופן כללי ביותר, אתן דוגמא לבקרה כמותית בסיסית של מזון. 

בקרה כמותית של מזון מתבססת על שלושה נתונים מנדטוריים בהם חייב לשלוט מנהל המסעדה עבור כל מוצר  שנקנה, מצטבר מתחילת השנה:

1. סה"כ כמות הקניה

סה"כ כמות המוצר שנקנתה, מתחילת השנה.

2. סה"כ כמות השימוש התקנית

 סה"כ הכמות בה היינו צריכים להשתמש, מתחילת השנה, אם המסעדה הייתה עובדת בצורה אופטימלית. כמות זו למעשה מחושבת ככמות הייצור של המנות בהם מופיע חומר הגלם הנבדק, כפול כמות התקן למנה - ברוטו, כלומר, כמות חומר הגלם בעץ המוצר של המנה, כולל הפחת שלו עבור מנה זו.  

3. סה"כ כמות שנזרקה לפח
   מלבד הפחת התקני של המוצר.

לדוגמא -  עגבניות.

נניח שיש שתי מנות במסעדה הכוללות עגבניות :

מנה 1:  סטנדרט של כ - 200 גרם ברוטו עגבניות.
מנה 2:  סטנדרט של כ - 100 גרם ברוטו עגבניות.

 

כמות היצור של מנה 1 :
600  מנות, סה"כ כמות תקן של עגבניות : כ-120 ק"ג
(600 כפול 200 גרם)

כמות היצור של מנה 2 :
300  מנות, סה"כ כמות תקן של עגבניות : כ-30 ק"ג

       (300 כפול 100 גרם)

זה אומר שמבחינת הסטנדרט של המסעדה,  כמות העגבניות התקנית שנדרשה מתחילת השנה היא כ-150 קילו .  

כמות שנזרקה לפח: כ-20 קילו.

כמות עגבניות שנקנתה מתחילת השנה:  כ-280 קילו.

 

בנוסף,  נניח שהמחיר הממוצע של עגבניות מתחילת השנה הוא
4 ₪ לקילו.  

אז מה יש לנו כאן?

מבחינת הבקרה הכמותית יש לנו חריגה של קרוב ל-90%  בשימוש בעגבניות (280 קילו בפועל, מול 150 קילו תקן). יש כאן 20 קילו שנזרקו לפח (והסיבה לזה חייבת להחקר בנפרד), ועוד 110 קילו (קרוב ל 40% מהכמות שניקנתה) שלא ידוע מה קרה איתם.וזה רק בדיקה של חומר גלם אחד מתוך מאות.

תוצאה כזו חייבת להדליק אצל מנהל המסעדה את כל הנורות האדומות האפשריות.

 אם הנתונים אמינים (לנושא אמינות הנתונים אתייחס בנפרד בפוסטים הבאים) זה אומר שהמטבח מתנהל בצורה בזבזנית ומאד מסוכנת . בדיקת העגבניות, מוצר מפתח בדרך כלל, יכולה גם לנבא את יכולת הביצוע של המטבח עם חומרי גלם אחרים ועם משאבים אחרים בכלל. זה דורש בדיקה ניהולית מעמיקה. מצב כזה של התנהלות בתחום הייצור מעמיד את כל המסעדה בסיכון

לעומת זאת, אם במסעדה אין בקרה כמותית, אלא רק מחשבים פוד קוסט, שום נורה אדומה לא תידלק, ופה הסכנה הגדולה.

אם נתרגם את החריגה לכסף,  130 קילו כפול 4 ₪ זה  קצת יותר מ 500 ₪.  ואם מדובר בבדיקה של כמה חודשים מתחילת השנה (רבעון, למשל) הפוד קוסט בקושי ירגיש את זה. לדוגמא אם ההכנסה המצטברת ממזון מתחילת השנה היא כ-400,000 ₪, הפוד קוסט נפגע מההתנהלות עם העגבניות ב 0.13 נקודות בלבד. על פניו לא ביג דיל.  

וגם אם מחיר העגבניות לא היה 4 ₪ לקילו בממוצע אלא 1 ₪ לקילו, מה שאומר הפסד של 130 ₪ בלבד לכל התקופה (הפסד כספי זניח לכאורה)  זה עדיין לא משנה את העובדה שהמטבח מתנהל בצורה מאד מסוכנת, וזה דורש התערבות ניהולית מידית.  

לכן אפשר לסכם ולומר שבקרה כמותית טובה ויעילה תחשוף ותציף את כל הנזילות, המחלות והליקויים הנסתרים בדרך כלל, בתחום ההתנהלות הכלכלית התפעולית של המסעדה (והם אלו שבמוקדם או במאוחר יפילו את המסעדה), לעומת בקרה כספית או אחוזית בלבד, כמו הפוד קוסט למשל, שמעלימה ויוצרת מסך עשן בין מנהל המסעדה לבין מה שקורה אצלו בעסק, מתחת לפני השטח.        

          

איך לתכננן ולהקים מערכת בקרות כמותיות, אחוזיות וכספיות בצורה נכונה ואפקטיבית מבלי שיגזול יותר מדי זמן עבודה ? על כך בפוסטים הבאים.

מהו למעשה הפוד קוסט

-גלעד בן זאב-

בפוסט הזה אסביר מהו למעשה ה"פוד קוסט" , איך מקובל לחשב אותו, וגישות שונות הקיימות בעולם המסעדנות בנושא זה. זהו מדד רע מאד לבחינת יעילות ניהול עלויות המזון, אבל חשוב להכיר אותו.
הפוד קוסט (food cost) בתרגום חופשי הוא "עלות המזון" , אך בעולם המסעדות כשאומרים "פוד קוסט" מתכוונים למדד אחוזי המייצג את אחוז עלות המזון מתוך ההכנסה ממזון.

לדוגמא, אם ההכנסה ממזון בחודש מסוים היא 100,000 ש"ח, ועלות המזון עבור אותה הכנסה היא 30,000 ש"ח , הפוד קוסט הוא 30%
(100,000 / 30,000).

אחוז זה משמש ככלי ניהולי לבחינת היעילות הכלכלית של המטבח ,והמסעדה בכלל, מבחינת שימוש בחומרי גלם . פוד קוסט גבוה יותר מהמצופה מצביע לכאורה על עבודה פחות יעילה ויותר בזבזנית מבחינת השימוש במזון , מה שגורם לאובדן מיותר של רווח כספי.
בדרך כלל מחשבים את הפוד קוסט בסוף כל חודש, ועל בסיס התוצאה שהתקבלה, אמור המנהל לקבל החלטות. נהוג להשוות את הפוד שהתקבל לפוד קוסט ה"אידאלי" שכביכול אמור להיות במסעדה מסוג זה, או לפוד קוסט שנקבע ספציפית לאותה מסעדה כפוד קוסט אידאלי (ע"י גורם מקצועי פנימי או חיצוני).

אם האחוז שחושב זהה או קרוב לזה, הכל בסדר אפשר להמשיך הלאה. אם נמוך מזה, ברכות לשף. אם גבוה מזה, חייבים התערבות ניהולית. מנסים לבדוק שוב אם לא הייתה שגיאה בחישוב, שואלים את השף (שהוא בדרך כלל זה שנותן את הדין בעניין) מה ההסבר שלו לעלייה בפוד קוסט, או פשוט לא עושים כלום ומחכים לחודש הבא בכדי לראות אם יש מגמה של עליה או שהפוד קוסט ירד שוב ואז ממשיכים הלאה, הכל בסדר, לא קרה כלום...

נוסחת חישוב הפוד קוסט

הנוסחה ה"קלאסית" לחישוב הפוד קוסט: ( סימן ה "- " מייצג מינוס )
ערך מלאי הפתיחה + עלות הקניות - ערך מלאי סגירה = עלות המזון ברוטו
עלות המזון ברוטו - זיכויים למזון = עלות המזון נטו
עלות המזון נטו / ההכנסה ממזון (ללא מע"מ) = אחוז הפוד קוסט

לדוגמא :

מלאי פתיחה: 3,000
קניות מזון: 35,000
מלאי סגירה: 3,500
זיכויים: 6,000
הכנסה ממזון : 90,000
עלות המזון ברוטו:   34,500 =  3,500 - 35,000 + 3,000
עלות  המזון נטו:  28,500 =  6,000 - 34,500 
אחוז הפוד הקוסט:   31.7% = 90,000 / 28,500

הסבר לנוסחה ולתהליך המקובל לחישוב הפוד קוסט

בעולם המסעדנות אין צורה אחת אחידה לחישוב הפוד קוסט. יש הרבה גישות ושיטות חישוב שונות. אביא כאן את התהליך ושיטת החישוב המקובלת , ולאחר מכן אתייחס למגוון השיטות האחרות.

נהוג להפריד בין פריטי המזון והמשקאות בכל הקשור לניתוח עלויות והכנסות. עלות פריטי המזון מחושבת בנפרד מעלות המשקאות, וכנ"ל לגבי ההכנסות. מקובל לכלול בקטגוריית המשקאות את כל המשקאות הקלים והמשקאות האלכוהוליים. משקאות חמים כמו קפה או תה נחשבים בדרך כלל כמזון, וכנ"ל מיצים סחוטים שאינם נמכרים בבקבוק. גם בנושא זה של שיוך פריטים למזון או משקאות יש גישות שונות.

כאמור, אנחנו עוסקים כרגע בחישוב הפוד קוסט. לכן כשמדובר בספירות מלאי, חישוב קניות, זיכויים והכנסות, ההתייחסות היא רק לפריטים המוגדרים כמזון.

תהליך חישוב הפוד קוסט מתחיל בחישוב מלאי הסגירה. בסוף היום האחרון של החודש הנמדד מבצעים ספירת מלאי של כל המזון הנמצא במסעדה. במחסנים, בארונות, במקררים , בכל מקום. עבור כל פריט מזון מכפילים את הכמות שנספרה בעלות ליחידה ומקבלים את ערך מלאי הסגירה של הפריט. סיכום ערך כל פריטים הינו ערך מלאי הסגירה של החודש. קיימות שיטות שונות לקביעת העלות ליחידה. העלות יכולה להיות מחיר הקניה הממוצע של הפריט , מחיר הקניה האחרון, מחיר לפי FIFO , לא ארחיב בנושא זה.

לאחר שחושב ערך מלאי הסגירה, יש לחשב את הקניות. מסכמים את כל קניות המזון שנעשו החודש והתקבלו במסעדה, לפי חשבוניות הספקים,  וזהו סעיף קניות המזון.

כעת יש מספיק נתונים לחישוב עלות המזון ברוטו. זוהי למעשה עלות המזון שבה השתמשנו בכל החודש. כאמור, חישוב העלות ברוטו : מלאי הפתיחה (שהוא ערך מלאי הסגירה של החודש הקודם) פלוס הקניות מינוס מלאי הסגירה.

לעלות המזון ברוטו נהוג להוסיף את עלות המשקאות אשר היה בהם שימוש לייצור פריטי מזון, כמו למשל ליקרים אשר משמשים לייצור מנות אחרונות.

השלב הבא הוא חישוב הזיכויים.
לא כל המזון שנעשה בו שימוש במהלך החודש, נצרך עבור הכנסה ישירה. חלק מהמזון נצרך עבור מטרות שלא הייתה עבורם הכנסה ישירה. מהות ה"פוד קוסט" היא אחוז עלות המזון מתוך ההכנסה ממזון, לכן עלינו להוריד מעלות המזון הכללית את כל המזון שלא התקבלה עבורו הכנסה ישירה. אלו הם "זיכויי המזון" .

מה כוללים זיכויי המזון ?
רשימה חלקית : מזון עבור עובדים, מזון שניתן בחינם למען קידום מכירות, מזון שנצרך עבור ניסויים לפיתוח התפריט, מזון אשר שימש עבור הכנסה ממשקאות (כמו למשל, זיתים שניתנים בחינם עם משקאות אלכוהוליים), מוצרי מזון מקולקלים מסיבות שאינן תלויות במטבח ונזרקו לפח (כמו מזון שהתקלקל עקב תקלה במקפיאים), ועוד.
לאחר שחושבה עלות הזיכויים, מפחיתים את הסכום הזה מסכום עלות המזון ברוטו, ומקבלים את עלות המזון נטו. זוהי העלות של המזון בה המסעדה השתמשה עבור ההכנסה מפריטי המזון.

השלב הבא , הפקת דו"ח הכנסות ממזון . ברוב מערכות ה point of sale קיימת ההפרדה בין מוצרי המזון למוצרי המשקאות, אנחנו צריכים את ההכנסה נטו של מוצרי המזון , ללא מע"מ.

השלב הסופי הוא חלוקת עלות המזון נטו, בהכנסה ממזון, ומתקבל אחוז הפוד קוסט.

פוד קוסט למנה
המושג "פוד קוסט" יכול להיות מיוחס גם לכל מנה בתפריט, לא רק כמדד אחד כללי לכל המסעדה. באופן כללי אפשר לומר שפוד קוסט למנה הוא אחוז עלות המנה מתוך מחיר המכירה של המנה.
בדרך כלל מתייחסים לפוד קוסט התאורטי של המנה, ולא לפוד קוסט בפועל. מאד קשה עד בלתי אפשרי לחשב את הפוד קוסט בפועל של מנות התפריט. לנושא עלות ותמחור מנות אתייחס בהרחבה באחד מהפוסטים הבאים.

עלות המשקאות
לצד הפוד קוסט, קיים גם הבוורג' קוסט (beverage cost ) , אחוז עלות המשקאות. למעשה תהליכי החישוב הם דומים לתהליך חישוב הפוד קוסט, רק עבור משקאות ולא עבור מזון. מבצעים ספירת מלאי משקאות, ומתייחסים לקניית משקאות, והכנסה ממשקאות. לא אפרט מעבר לזה, רק אציין שהיות ומדובר בעלות משקאות, אין זה באחריות השף וצוות המטבח, אלא בדרך כלל באחריותו הישירה של מנהל המסעדה.

כאמור, יש הרבה גישות , שיטות ותהליכים שונים בעולם המסעדנות, בנושא הפוד קוסט. אציין כמה מהן:

בנושא הפרדת חישוב המזון מחישוב המשקאות:
יש מסעדות בהם המושג "פוד קוסט" כולל גם את המשקאות. כלומר החישוב מתבצע לכל עלויות המזון והמשקאות ביחד, ויש תוצאה אחוזית אחת. עלות המזון והמשקאות נטו, מתוך סה"כ ההכנסה.
בהרבה מקרים, הסיבה לכך היא פרקטית. אם מערכות המידע הקשורות לרכש או למכירות אינן מסוגלות להוציא דוח קניות או מכירות מופרד למזון ומשקאות, זה יכול לקחת זמן רב מאד לעשות זאת ידנית. מדד משותף הוא הפתרון הקל לעניין.

בנושא ספירות מלאי:
לא בכל המסעדות מבצעים ספירות מלאי אחת לחודש. בכל מסעדה אפשר למצוא תדירויות ספירה שונות, וגם תדירויות שונות למזון ולמשקאות. למשל, יש מסעדות שמבצעות ספירת מלאי למזון פעם או פעמיים בשנה, אבל ספירת משקאות בכל חודש.
בנוסף לכך , לא בכל המסעדות מנהלים מלאי לכל הפריטים. יש פריטי מזון הנקראים פריטי "דיירקט", הכוונה היא לפריטי מזון שהתוקף שלהם קצר, כמו למשל פירות וירקות, ולא מנהלים עליהם מלאי, לכן גם אינם משתתפים בספירות.

אפשרות אחרת היא שפריטי מזון או משקאות מקטגוריה מסוימת נספרים בתדירות שונה מפריטים בקטגוריה אחרת, או שסופרים רק את הפריטים היקרים ביותר, טופ 20 למשל, ומוותרים על הזולים יותר.

במקרה ולא התבצעה ספירת מלאי בחודש מסוים, נהוג לשים איזשהו סכום בסעיף מלאי הסגירה. או ששמים ערך זהה למלאי הפתיחה, או כל ערך אחר לפי ראות עיניו של מנהל המסעדה.
במסעדות בהן לא עושים כלל ספירות מלאי , נתוני הספירות מאופסים , ועלות הברוטו היא למעשה הקניות בלבד.

בנושא זיכויים:
לא כל מה שנחשב כזיכוי במסעדה אחת, יחשב כזיכוי במסעדה אחרת. הדוגמא הטובה ביותר היא זריקת חמרי גלם מקולקלים לפח. יש מסעדות שבכל מקרה זה לא יחשב זיכוי, והטיעון הוא שבדיוק בשביל מקרים כאלו קיים מדד הפוד קוסט, להצביע על בזבוז, לכן זה לא הגיוני לזכות עלות של זריקת מזון. במסעדות אחרות זה תמיד יהיה זיכוי, והטענה היא שהמזון שניזרק כלל לא השתתף ביצירת ההכנסה ממזון, לכן העובדה שהמזון נזרק לא מצביעה על כך שהמטבח לא היה יעיל בנושא של ייצור המנות . ויש מסעדות שבהם עלות מזון מקולקל תזוכה במקרים מסוימים, ובמקרים אחרים לא תזוכה, וזה תלוי במי ש"נותן את הדין" לגבי תוצאת הפוד קוסט, ומי "אשם" בכך שחומרי הגלם התקלקלו. אם זריקת המזון הייתה בגלל שהשף קנה יותר מדי מזון מהדרוש, ובגלל זה מזון בעל תוקף קצר התקלקל, אז השף "אשם" , והוא גם זה שנותן את הדין, לכן לא יקבל זיכוי. אבל אם המזון התקלקל בגלל שהייתה הפסקת חשמל והמקררים הפסיקו לעבוד, זו לא אשמת השף, לכן הוא יזוכה בעלות המזון המקולקל.

בפוסט הבא אסביר מדוע הפוד קוסט הוא מדד רע, מטעה ומסוכן.

הפוד קוסט - אינדיקטור מטעה ומסוכן

-גלעד בן זאב-

הפוד קוסט הוא אינדיקטור רע ומטעה לבחינת הצלחה או כישלון השף וצוות המטבח בניהול עלויות המזון,  וזאת בניגוד לגישה הרווחת בעולם המסעדנות בארץ ובעולם.

נניח שהפוד קוסט הממוצע במסעדה שלכם תואם את הפוד קוסט שאתם מחשיבים כאידאלי , או אפילו פחות מזה.    האם זה אומר שהמטבח מתנהל תקין מבחינת עלויות המזון ואפשר להיות רגועים ? ממש לא. בהחלט ייתכן שהבזבוז וחוסר היעילות שולטים.   והפוך, אם הפוד קוסט הממוצע שלכם גבוה מהאידאלי  , האם זה אומר שהמצב לא טוב במטבח והשף צריך לספק תשובות ? שוב, ממש  לא.  ייתכן שהשף וצוות המטבח מתפקדים טוב מאד מבחינת ניהול העלויות.   וכנ"ל לגבי תנודות הפוד קוסט,  בהחלט ייתכן שהמטבח היה בזבזני במיוחד והפוד קוסט דווקא ירד, או שהמטבח נתן אקסטרה מאמץ לשמור על העלויות , והפוד קוסט בסופו של דבר רק עלה.

מדוע זה כך ?  מכיוון שבפועל השליטה של השף והמטבח על תוצאת הפוד קוסט היא רחוקה מלהיות בלעדית.
בתקופה הנמדדת יכולים להתרחש הרבה מאד מקרים שישפיעו משמעותית על הפוד קוסט, חלקם הגדול אינם בשליטת השף והמטבח בכלל , ולמעשה למנהלים האחראיים אין שום דרך לדעת בצורה מדויקת ובזמן קצר מהן הסיבות האמיתיות שהביאו לתוצאת הפוד קוסט הספציפית .  התוצאה של הסקת מסקנות על סמך מדד מטעה כמו הפוד קוסט עלולה להתבטא לא רק בהחלטות ניהוליות שגויות (או אי החלטות), אלא גם לתסכול מצד השף והמטבח על "האשמות שווא" , דבר העלול להביא לאדישות וחוסר מאמץ מצידם לשמור על עלויות אופטימליות.

למעשה ברוב המקרים  בכלל לא נעשה בירור מה הביא לתוצאת הפוד קוסט, וזה אם התוצאה מתאימה לממוצע או למטה מזה.
אך מה קורה אם עלה הפוד קוסט מעבר למצופה ?
אז ככה:  דבר ראשון , מי שריכז ו/או חישב את הפוד קוסט ,מנהל המסעדה לצורך העניין,  יעבור מחדש על כל המספרים והחישובים בכדי לראות שלא נפלה טעות בחישוב ההכנסות, הקניות,  הספירות, הזיכויים.   טעויות חישוב הן הדבר הראשון שבדרך כלל בודקים, והסיכוי שיש טעויות הוא עצום, בעיקר כשספירות מלאי וההקלדה שלהן מעורבות בעניין.  הבדיקה היא למעשה לטעויות "גדולות". טעויות קטנות אין סיכוי למצוא אלא אם כן ישקיעו עוד כמה ימים בבדיקה מחדש של הכל.  אם לא נמצאו  טעויות גדולות, מופנית השאלה אחר כבוד לאחראי, הלא הוא השף.

וזה הולך בערך כך:
מנהל: "שף למה הפוד קוסט כזה גבוה ? "
שף: "אתה בטוח שאין שגיאות ?
מנהל: "אין שגיאות, בדקתי "
שף: " אולי נכנסו בטעות קניות של חודש הבא ? "
מנהל: "לא, הקניות נכונות"
שף: לא ספרנו מלאי סגירה החודש, אולי נתת פחות מדי מלאי סגירה?
מנהל: "נתתי יותר ממלאי הפתיחה, ועוד הגדלתי והגדלתי, עדיין פוד קוסט גבוה"
שף :  "נתת לי את כל הזיכויים ? אמרתי לך מזמן שצריך לתת יותר זיכוי לארוחות עובדים"
מנהל: מה הקשר ? גם חודש שעבר היה אותו זיכוי לעובדים, והיה פוד קוסט נורמלי"
שף:  "טוב אז אני לא יודע למה עלה הפוד קוסט, תגיד לי אתה"
מנהל:  "ראיתי קצת לחם בפח אתמול"
שף: " אז מה, זה מה שהעלה ככה את הפוד קוסט? "
מנהל: " אולי, אתה בטוח שאתה לא קונה יותר מדי ? "
שף:  "לא יותר מהרגיל.  עדיין זה נראה לי שיש איזו טעות בחישוב"
מנהל: "  בדקתי , אין טעות, אתה רוצה לבדוק בעצמך? "
שף : לא אין לי זמן בשביל זה,  אולי הגיע הזמן להעלות מחירים ?

זה ברור ששום פעולה ניהולית חכמה , המבוססת על עובדות מוצקות ולא על ניחושים , יכולה לצאת מהשיחה הזו.  מה שיקרה , בדרך כלל, הוא שהם לא יעשו שום שינוי וימתינו לתוצאת הפוד קוסט הבאה, בציפייה ותקווה שהפוד קוסט ירד שוב.

מהם גורמים המשפיעים על תוצאת הפוד קוסט

גורמים הקשורים לביצוע
הגורמים הבאים משפיעים ישירות גם על הרווח הכספי של המסעדה,  מלבד ההשפעה על מדד הפוד קוסט.

מחירי  קניה
שינוי במחירים ליחידה של מוצרים קנויים משפיע ישירות על הפוד קוסט. מחיר הקנייה של חומר הגלם עלה, לכן עלתה עלות המוצר,  מחיר המכירה נשאר זהה לכן אחוז העלות מתוך ההכנסה עלה, ולהיפך.

כמות הקניות
במסעדות בהן אין ניהול מלאי, והקניות הן למעשה עלות המזון ברוטו, השפעת הקניות על הפוד קוסט היא ישירה. במסעדות שיש בהם ניהול מלאי, כמות הקניות לא משפיעות ישירות על הפוד קוסט, אלא רק בעקיפין.  מדד הפוד קוסט הוא רק עבור המזון שנעשה בו שימוש, ושינוי בכמות הקנייה לא בהכרח משנה את כמות המזון שנצרך, אלא יותר משפיע על רמות המלאים.  עדיין, יש השפעה עקיפה של כמויות הקנייה על כמות המזון שנצרך,   לדוגמא, קנייה בכמות גדולה מדי ומיותרת של מוצרים בעלי תוקף קצר עלולה להביא לזריקת המזון לפח, עוד לפני שהספיקו להשתמש בו בשביל לייצר הכנסה. דוגמא נוספת,  קנייה גדולה מדי עלולה להביא ל"תחושת שפע" המוכרת והמסוכנת,הגורמת לשימוש בזבזני יותר בחומרי גלם או מוצרים קנויים אחרים,  עלייה בגניבות עובדים,  ועוד תופעות הרסניות מבחינת עלויות המסעדה.

פחת חומרי גלם
אותו סוג חומר גלם יכול להגיע מיצרנים וספקים שונים ובאחוזי פחת שונים.  לעיתים מחליפים ספק או יצרן  עבור חומר גלם מסוים (מתוך בחירה אן מתוך אילוץ) ולחומר הגלם החדש אחוז פחת שונה מהקודם,  זה משפיע ישירות על הפוד קוסט. אחוז פחת גדול יותר בחומר הגלם החדש יביא לפוד קוסט גבוה יותר, ולהיפך.

גודל מנה
לשינוי גודל המנה יש השפעה ישירה על עלות המנה, ולכן השפעה ישירה על הפוד קוסט.  שינוי גודל מנה אומר שינוי כמות של אחד או יותר מהמרכיבים של  המנה, לכן עלות המנה משתנה בהתאם, ואם מחיר המכירה נשאר זהה פוד קוסט המנה והכללי משתנים.
שינוי גודל מנה יכול להיות יזום ומתוכנן רשמית  ע"י השף, או "יוזמה פרטית" של טבח או כל מוציא מנות אחר מסיבות של חוסר מקצועיות, נדיבות יתר ורצון להרשים לקוח או מלצרים.    

מחירי מכירה
שינוי במחירי המכירה של מוצרי התפריט, הנחות, ארוחות עסקיות, כל אלו  משפיעים ישירות על הפוד קוסט.  ההכנסה  יורדת, עלות המוצרים נשארת זהה  לכן אחוז העלות מתוך ההכנסה עולה, ולהיפך.

הרכב (תמהיל) המכירות
להרכב המכירות של מוצרי התפריט השפעה ישירה על הפוד קוסט הכללי.   ככל שנמכרו יותר מנות בעלות פוד קוסט נמוך יותר , מתוך סה"כ כמות המנות שנמכרו , כך הפוד קוסט הכללי ירד , ולהיפך. זאת אומרת שגם אם כל מחירי הקנייה והמכירה נשארו זהים , המטבח עבד  אותו הדבר מבחינת יעילות,  החישובים נכונים, הכל זהה , הפוד קוסט יכול לרדת משמעותית, או לעלות משמעותית ,רק בגלל הרכב מכירות  שונה.

ייצור מנות שלא נמכרו לבסוף 
למנות שיוצרו ולא נמכרו לבסוף, מכל מיני סיבות,  יש השפעה ישירה על הפוד קוסט.  בנושא זה יש חשיבות עצומה ליכולת לחזות ולהעריך כמה מנות (פחות או יותר) יימכרו מכל מוצר בערב נתון, ועד כמה מוכן השף (או הבעלים) לסבול מצב שלקוחות ישמעו את המילה "נגמר" על מנה או מנות מסוימות. 

גם לטעויות בהכנה ובהגשה של מזון ומשקאות השפעה ישירה על הפוד קוסט.  מנה שבושלה יתר על המידה, או נשרפה, או שלא יוצרה בהתאם למתכון ונזרקה לפח (לפני או אחרי שהגיעה לשולחן),  הוצאת מנות שלא הוזמנו ע"י לקוחות עקב טעויות מלצרים, ועוד הרבה סיבות הקשורות במקצועיות עובדים ומנהלים , כל זאת מביא למצב שיוצרו ויצאו מנות שלא מתקבלת עבורן הכנסה, וזה מעלה את הפוד קוסט.

זריקת מלאי מת
לעיתים מצטבר במחסן מלאי של מוצרים שאין בהם שימוש, וגם לא ניתן להחזיר אותם לספק. מוצרים כאלו יכולים לשכב במחסן חודשים ושנים, ולהיספר כמלאי סגירה חודש אחרי חודש.
בחודש שהם יזרקו הפוד קוסט יעלה מכיון שערך מלאי הסגירה ירד.

מוצרים ברמת מוכנות מתקדמת
לשימוש במוצרים קנויים ברמת מוכנות מתקדמת (מוצרי רמ"מ) יש השפעה ישירה על הפוד קוסט. מוצרים אלו הם מן הסתם יקרים הרבה יותר מחומרי גלם לא מעובדים לכן עקרונית הפוד קוסט של המנה והכללי עולים , אך אי אפשר לקבוע אוטומטית שהפוד קוסט יעלה, זאת מכיון שישנה אפשרות שהעלות הכוללת של המוצר הקנוי (מחיר כפול כמות) תהיה שווה או נמוכה יותר מהעלות של חומרי הגלם שהחליף, לכן הפוד קוסט גם יכול לרדת.

אבטלה סמויה במטבח
לאבטלה סמויה במטבח יש השפעה עקיפה על הפוד קוסט. כאשר יש במשמרת  יותר טבחים מהנדרש,  והשף ממש לא מעוניין שחלק מהטבחים יהיו בהפסקה  רוב זמן המשמרת  זה נגמר בהרבה מקרים בייצור מיותר של מזון, ועלייה בפוד קוסט.

תחזית עבודה
ליכולת תחזית העבודה השפעה עקיפה אך משמעותית על הפוד קוסט.  חוסר יכולת לצפות את כמות העבודה  מביא לכך שקניית המזון פחות אופטימלית , יותר קניות חירום במחירים גבוהים ,   יותר  זריקת מזון וייצור עודף ומיותר. כל אלה מעלים את הפוד קוסט.

גניבות עובדים
גניבות של מזון ומשקאות ע"י עובדים או מנהלים הן עניין שבשגרה, ויש לכך השפעה ישירה על הפוד קוסט. לאותה קטגוריה אפשר להכניס גם לקיחת מזון ומשקאות מהמסעדה ע"י הבעלים או מורשה אחר, ללא רישום וזיכוי.  מבחינת הפוד קוסט זו צריכת מזון שנעשתה ללא הכנסה וללא זיכוי, לכן עולה הפוד קוסט.

גניבות ספקים
גניבת ספקים מתרחשת כאשר הם לא מספקים בפועל את מה שרשום בחשבונית או בתעודת המשלוח.  לפעמים זה נעשה בשיתוף פעולה עם מישהו מצוות המסעדה.  המסעדה תשלם כמובן על כל הרשום בחשבוניות ללא היכולת לייצר הכנסה מפריטים אלו , ולזה השפעה ישירה על הפוד קוסט.

רשלנות בקבלת סחורה
בהמשך לסעיף הקודם, קורה שהספק לא מספק בפועל את מה שרשום בתעודת הקבלה כתוצאה מטעות ולא מתוך כוונה פלילית.  אם בדיקות הסחורה הינן רשלניות , או שלא מתקיימות בכלל, זה מעלה את הפוד קוסט.


גורמים הקשורים בחישוב
הגורמים הבאים משפיעים על הפוד קוסט, ולכן משפיעים על סעיף הרווח התפעולי , אך אינם משפיעים בהכרח על הרווח הכספי הסופי.

צריכת עובדים ללא בון
צריכת מזון ומשקאות ע"י העובדים היא נפוצה ומקובלת, אך אם היא נעשית ללא בון וזיכוי , הפוד קוסט יעלה .

צריכת לקוחות ללא בון
התופעה של קרובים וחברים של עובדים או מנהלים (או של הבעלים) המגיעים למסעדה ומקבלים ללא תשלום מזון ומשקאות היא מוכרת ונפוצה.  צריכה זו, שברוב המקרים אינה מורשית, אינה מתועדת בדרך כלל  בבון ולא מתקבל עבורה זיכוי, וזה גורם לעליה בפוד קוסט.

שגיאות חישוב פוד קוסט
הרבה שגיאות עלולות להתרחש בעת חישוב הפוד קוסט, כולל שגיאות בספירות מלאי, סיכום הקניות, שגיאות בחישוב הזיכויים, שגיאות בהפרדה בין מזון למשקאות בחישוב ההכנסות, ועוד הרבה שגיאות או החמצה של סעיפי עלות . כל אלה עלולים להשפיע על הפוד קוסט הכללי באופן משמעותי.

ספירות מלאי
לספירות  המלאי וחישוב ערך המלאי שלאחר מכן  יש השפעה ישירה על הפוד קוסט הכללי, ולא רק על הפוד קוסט של החודש שנספר, אלא על גם הפוד קוסט של החודש שלאחר מכן, וזאת  מכיוון שמלאי הסגירה של חודש אחד הוא גם מלאי הפתיחה של החודש הבא.
בדרך כלל כמות השגיאות בכל התהליך הסיזיפי הזה של הספירה וההקלדה של המלאים היא עצומה, לעיתים אפילו לא מבצעים ספירה בכלל , או סופרים חלקית, ואת ערך המלאי שלא ניספר מעריכים בצורות שונות ושרירותיות.

עלות הזיכויים
לרמת הדיוק של חישוב הזיכויים יש השפעה ישירה על הפוד קוסט. רוב זיכויי המזון והמשקאות אינם מחושבים עלַ פי עלותם האמיתית  אלא לפי איזשהו סכום מוסכם או לפי אחוז מסוים ממחירי המכירה, וזה גורם לכך שהרבה מהזיכויים שניתנים רחוקים מלשקף את העלות האמיתית שלהם, ולעיוות תוצאת הפוד קוסט.

פוד קוסט חודש קודם
בהמשך לסעיף הקודם,  במקרים רבים נהוג לחשב את עלות הזיכויים למזון או משקאות OTH  כסיכום מחיר המכירה של הפריטים כפול אחוז הפוד קוסט חודש קודם,  כך שאם הפוד קוסט בחודש הקודם היה נמוך מהרגיל, הזיכויים בחודש הנוכחי יהיו נמוכים מהרגיל , וזה יביא לעליה בפוד קוסט הנוכחי, ולהיפך.

הפרשת קניות לחודש אחר
לעיתים קורה שתוצאת הפוד קוסט שמתקבלת גבוהה באופן חריג , ואין שום רצון למנהל המסעדה להציג לבעלים פוד קוסט כזה. אחד הפתרונות הידועים הוא להעביר חלק מחשבוניות הקניה לחודש הבא, עד שמגיעים לפוד קוסט הרצוי. כמובן שזה מעלה את הפוד קוסט של החודש הבא. לעיתים גם פורסים את הקניה לכמה חודשים, שלא ישפיע יותר מדי על תוצאת הפוד קוסט הבאה.  גם ההיפך קורה הרבה, אם תוצאת הפוד קוסט שמתקבלת  נמוכה באופן חריג, מעמיסים  חשבוניות מהחודש הבא על החודש הנוכחי, וזה יעזור בחודש הבא במקרה והפוד קוסט יהיה גבוה מדי.

פוד קוסט "משופץ"
בהמשך לסעיף הקודם,  יש עוד הרבה אפשרויות "לשפץ" את הפוד קוסט החודשי. מי שמחשב את הפוד קוסט יכול להחליט, מסיבותיו הוא, להעלות או להוריד את הפוד קוסט  , וזאת ע"י  "משחק" עם מרכיבי הנוסחא (הכנסות, קניות, ספירות , זיכויים).  למי שאין הבנה בתחום , או שאין לו את הזמן לעשות בדיקות, יהיה מאד קשה לעלות על זה.

יחסים בינאישיים
יש מי שנותן את הדין או קוצר את התהילה על תוצאת הפוד קוסט. או שזה השף, או מנהל המסעדה, או שניהם, אך לא רק מי שאחראי על הפוד קוסט  גם משפיע בלבדית על תוצאתו. רבים  מבין בעלי התפקידים במסעדה יכולים להשפיע על  תוצאת הפוד קוסט (למשל בתחום ספירות המלאי)  ואם אין יחסים טובים בינם לבין האחראי על הפוד קוסט, והם ירצו בכישלונו,  זה עלול להיגמר בעיוות הפוד קוסט.


וזו רק רשימה חלקית, אבל זה מספיק בכדי להראות את אינסוף הגורמים שעלולים להשפיע על הפוד קוסט, ולכן זה לא הגיוני, ואפילו מסוכן, להסתמך על המדד הזה בכדי לקבוע האם המטבח, ששולט על חלק עצום בעלויות המסעדה, עובד בצורה תקינה מבחינת העלויות.

חשבונאות ניהולית מול חשבונאות פיננסית

-גלעד בן זאב-

בפוסט זה אני רוצה לדבר על חשבונאות , וליתר דיוק - חשבונאות ניהולית וחשבונאות פיננסית , והצורך הקריטי להבחין בין השניים.

ראשית כל , מהי חשבונאות ?

חשבונאות היא כל המערכת של איסוף, ריכוז, מיון ,סיכום והצגת הנתונים הקשורים לפעילות העסק, על כל היבטיו הפיננסים והתפעוליים. החשבונאות ,כאמור, מתחלקת לשני סוגים עיקריים: החשבונאות הפיננסית והחשבונאות הניהולית.

החשבונאות הפיננסית מיועדת לדיווחים כספיים תקופתיים לכל בעלי העניין הקשורים בעסק: בעלים /משקיעים , רשויות מס, יועצים וכו'. הדיווחים הפיננסים מראים את התוצאות העסקיות לתקופה הנדונה ואת המצב הכספי של העסק בכללותו. לאופן הדיווחים הפיננסים יש חוקים ברורים , בדרך כלל חוקי המדינה. דוגמאות בולטות הן דו"ח רווח והפסד, מאזן ותזרים מזומנים. לעומת זאת, החשבונאות הניהולית מיועדת להנהלת העסק ,לצרכים פנימיים בלבד. מערכת החשבונאות הניהולית אמורה לספק למנהלים נתונים, חישובים ומדדים הקשורים בעלויות ,הכנסות ורווחים של פעילויות מובחנות בעסק ובצורה מפורטת, בכדי שאלה יוכלו לקבל החלטות ניהוליות נכונות. התחום העיקרי של החשבונאות הניהולית היא חישוב וניתוחי עלות ורווחיות מוצרים.

מציאות פיננסית מול מציאות אמיתית

 המציאות במערכת הפיננסית של העסק יכולה להיות שונה מהמציאות שהתרחשה בפועל . למשל קניות של סחורה שהגיעה בפועל בינואר יכולים להירשם על פברואר. מבחינת החשבונאות הפיננסית זה תקין, מבחינת החשבונאות הניהולית זה לא רק שזה לא תקין, זה אסון. חשבונאות ניהולית חייבת לייצג את המציאות כפי שקרתה בשטח, כי על סמך זה מחליטים החלטות ניהוליות.  אין מצב גרוע יותר מלהחליט החלטות על סמך מידע שאינו מייצג את המציאות.

העסק כיחידה אחת מול העסק כיחידות משנה

 מערכת החשבונאות הפיננסית רואה את העסק כיחידה אחת ומספקת נתונים כוללים בלבד, וממוצעים. תפקידה של החשבונאות הניהולית, לעומת זאת, הוא "לפרק" את העסק ליחידות משנה, ולבחון כל יחידה בפני עצמה בכדי לתכנן, לבקר ,ולנתח את השפעתו על התוצאה הכללית.

תוצאות מול סיבות

 בגדול אפשר לומר שהחשבונאות הפיננסית מדווחת על התוצאות, בעוד שהחשבונאות הניהולית אמורה לכוון לסיבות. הבנה וניתוח של הסיבות יעזרו להנהלה לשפר את התוצאות.

אופי הנתונים

החשבונאות הפיננסית מוצגת באמצעות נתונים כספיים, ואילו החשבונאות הניהולית מוצגת באמצעות כל סוגי הנתונים .כמותיים, אחוזיים, וכספיים.

מבט אחורה מול מבט קדימה

הבחנה נוספת בין שני סוגי החשבונאות היא כיוון המבט. החשבונאות הפיננסית מביטה בעיקר אחורה על תוצאות אמיתיות בפועל, החשבונאות הניהולית, לעומת זאת, מביטה קדימה ואחורה. קדימה עבור תכנון נכון של עלויות ומחירי מכירה, המגובה במידע מידע תומך החלטה, ואחורה עבור בקרה והערכה של ביצועים.

חשבונאות פיננסית וניהולית בעולם המסעדות

בכל מסעדה קיימת ,כמובן ,החשבונאות הפיננסית, אך הבעיה היא שהחשבונאות הניהולית , זו שתפקידה לתת הסבר וכיוון לתוצאות הכספיות, לוקה מאד בחסר או שלא קיימת בכלל.

בניגוד למה שמקובל לחשוב, מדדי הפוד- קוסט , הבוורג'- קוסט והלייבור-קוסט (אחוז עלות כח האדם) אינם ממש חלק מהחשבונאות הניהולית, וזאת יש להבין. מדדים אלו קשורים יותר לחשבונאות הפיננסית, וליתר דיוק, לדו"ח רווח והפסד. מדד הפוד-קוסט למשל, הוא ביטוי אחוזי של חלוקת סעיף עלות מכר המזון מסעיף ההכנסה ממזון. זהו מדד שמייצג תוצאה כללית (כמו אחוז הרווח של המסעדה) , ולא ממוקד במדידת ביצוע קריטי המשפיע על הרווחיות, כמו שמצופה ממדד ביצוע אמיתי.

למעשה , שימוש בפוד-קוסט ודומיו כמדדים ניהוליים הוא מסוכן למסעדה. מדובר במדדים מטעים ונתונים למניפולציות, וממש לא ניתן ולהבין מהם אם ביצועי המסעדה בתחום אותו מייצגים השתפרו, הורעו, או נשארו זהים. זה עלול כמובן להוביל להחלטות ניהוליות שגויות. אין שום עסק יצרני רציני שמשתמש במדדים מסוג זה בכדי להבין את מצבו.

בכדי לנהל את המסעדה בעלויות אופטימליות ומקסימום רווחים יש להקים ולתחזק מערכת חשבונאות ניהולית חזקה ומפוארת. מערכת בעזרתה יהיה אפשר להבין את מבנה העלויות המורכב וזרימת העלויות במסעדה, מערכת שתאפשר לתכנן בקפידה וביעילות את מפת הדרכים לרווח הרצוי, מערכת שתציף מידית ובאופן שוטף כל סטייה, בזבוז וחוסר יעילות ואפקטיביות מצד אחד, ותציף גם את כל ההזדמנויות להגדיל מכירות ורווחים מצד שני. זוהי למעשה מהותו ומטרתו של בלוג הזה.

תחום החשבונאות הניהולית בעסקים יצרניים הוא תחום ענק ומורכב, ואין לי שום כוונה וצורך לפרט בנושא הזה יותר מדי. הרבה גם לא רלוונטי לתחום הייחודי של המסעדנות. זה לא הכרח שמנהלי המסעדה יבינו מושגים בחשבונאות ניהולית מתקדמת כמו עלויות ישירות ועקיפות ,ייחוס עלויות, מפתחות העמסה, סוגי תמחירים, וכו'. אין להם לא את הידע ולא הזמן להתעסק עם זה. זה עניין למנהלי חשבונות. למרות זאת, מנהלי המסעדה הם כן אלו שיבנו ויתחזקו את החשבונאות הניהולית במסעדה , אך זו תהיה פשוטה, בסיסית ואפקטיבית.

הקמת עצי מוצר מקצועיים למוצרי המסעדה

-גלעד בן זאב-

הפוסט הזה מאד ארוך, מייגע, מורכב,  קשה, אבל שווה!! שווה! שווה!!  לקרוא אותו בעיון,  בצמוד לקבצי האקסל המצורפים, ולנסות להבין את כולו. גם אם יהיה צורך לקרוא יותר מפעם אחת. 

ההבנה של פוסט זה היא שער הכניסה שלכם להבנה אמיתית של העסק שלכם כעסק יצרני , והתועלות מכך יהיו עצומות. 

בהצלחה!

אחד הבסיסים החשובים ביותר של כל עסק יצרני הוא עץ המוצר.

עץ מוצר הוא למעשה רשימת מוצרים נדרשים וכמויות נדרשות לייצור מוצר סופי.  אפשר להוסיף גם את אלמנט המחירים ועלויות לעץ המוצר, אך זו לא חובה. בעולם הייצור ישנם הרבה דרכים וגישות להקמה וייצוג עצי מוצר,  ניתן לראות בהדגמת עצי מוצר שאני אביא כאן כהצעה בלבד, אפשר בהחלט להוסיף  או לשנות אלמנטים לפי הצורך.

ניהול עצי מוצר מקצועיים, יעילים וברורים הוא קריטי להצלחת כל עסק יצרני באשר הוא, כולל מסעדות, אך הבעיה היא שברוב המסעדות לא מנהלים כלל עצי מוצר מקצועיים. יש ניהול של מתכונים ברמה כזו או אחרת,  אך זה לחלוטין אינו מחליף הקמה וניהול עצי מוצר מקצועיים מבחינת היעילות הכלכלית ומקסום רווחי המסעדה. עצי מוצר הם קריטיים לתכנון המוצרים, לרכש נכון ולבקרת עלויות מהירה ואפקטיבית. 

בפוסט זה אסביר ואדגים כיצד יש להקים עצי מוצר בצורה נכונה ומקצועית למוצרים המיוצרים במסעדה.

הדוגמא תתבסס על המנה  "סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי" של יובל בן נריה מ"טאיזו" וגל ברזילי מ"מזה", מתוך האתר הנפלא "טבעוניות נהנות יותר" של אורי שביט.

http://vegansontop.co.il/tofu-steak-with-endiv-and-eggplant/

לצורך הדוגמא  שיניתי את כמויות חומרי הגלם הנדרשים בעיקר מכיוון שהכמויות במקור מיועדות  ל 6 מנות, אני רוצה להדגים עץ מוצר למנה אחת המיועדת כביכול לתפריט מסעדה.  באופן כללי מדובר במנה הכוללת  פרוסות טופו במרינדה, בתוספת קרם חציל ואנדיב.

הדגמת עץ המוצר (על ייצוגיו השונים) למנה הנ"ל נמצאת בשלושה קבצי אקסל בלינקים הבאים:  

אקסל 1 - סטייק טופו - עצי מוצר רמה עליונה

אקסל 2 - סטייק טופו - עץ מוצר מודרג מלא

אקסל 3 - סטייק טופו - רשימת חומרי גלם  

לשם נוחות צפיה הורידו את האקסלים למחשב שלכם. 

אתחיל בהסבר על מוצרים ועצי מוצר באופן כללי, ולאחר מכן אתן הסבר מפורט של הדוגמאות הנ"ל

הסבר כללי בנושא עצי מוצר

במסגרת ההסבר הכללי לעצי מוצר, אסביר חמישה נושאים חשובים אותם יש להבין:

   טיפוס הפריטים:  מיוצרים , חומרי גלם

   היררכיית מוצרים: אבות ובנים

   יעוד המוצרים:  מוצרי תפריט ומוצרי ביניים

   ייצוגים שונים של עץ מוצר : רמה עליונה, מודרג מלא, פירוט חומרי גלם

   כמות ומחיר מוצרים: תקן מול בפועל  

טיפוס הפריטים:  מיוצרים , חומרי גלם

אני רוצה לעשות אבחנה בין  שני הטיפוסים העיקריים של הפריטים, בכל הקשור לעצי מוצר : פריטים מיוצרים וחומרי גלם.  

חומרי הגלם מייצגים מוצרים קנויים . הפריטים המיוצרים הם אלו שאנחנו מיצרים במסעדה עצמה. 

בדוגמא שלנו החציל הוא חומר גלם המייצג מוצר שניקנה מבחוץ, לעומת קרם חציל שהוא (לצורך העניין) מוגדר כפריט מיוצר ,שכן אנחנו מייצרים אותו במסעדה. אם נקנה את קרם החציל מבחוץ ולא נייצר אותו במסעדה, הוא יחשב כחומר גלם ולא כפריט מיוצר.

אבחנה חשובה בין פריטים מטיפוס "חומר גלם" לפריטים מטיפוס "פריט קנוי" במערכת המידע

למרות ששני טיפוסי הפריטים מתייחסים בסופו של דבר למוצרים קנויים, יש לעשות אבחנה תפקודית ביניהם במערכת המידע:  הפריטים מטיפוס "חומר גלם" אמורים להיות בשימוש רק עבור עצי המוצר.  להזמנות רכש יש להשתמש בפריטים מטיפוס "פריט קנוי".

הנכון הוא לא להשתמש בפריטי חומר הגלם למטרת רכש, ולהיפך, והסיבה היא שיכולים להיות עבור כל חומר גלם מספר פריטים קנויים שונים, ביחידות מידה שונות, ומיצרנים שונים. אנחנו לא רוצים להגביל את עץ המוצר לפריט קנוי אחד.  לשם חישוב כמויות שימוש ומחירי קניה יבוצע באופן שוטף שיוך של פריטים קנויים, לפריטי חומרי הגלם המייצגים אותם בעצי המוצר.

לדוגמא:  מק"ט 1001 שמן זית , שהוא פריט מסוג חומר גלם המופיע כמרכיב בהרבה מוצרים מיוצרים . בהחלט סביר להניח שקיימים במסעדה יותר מפריט קנוי אחד של שמן זית שיכולים לשמש לייצור מוצרים, למשל  שמן זית 4 ליטר מיצרן X , שמן זית  750 מיצרן Y , שמן זית 2 ליטר מיצרן Z , או בכלל שמן זית ממיכל.  זה לא יהיה נכון לשים את אחד מהם כפריט בן בעץ מוצר , אלא להשתמש בפריט חומר גלם "שמן זית" המייצג את כולם, ולשייך את העלויות והכמויות שלהם לפריט חומר הגלם הכללי  לצורך בקרת עלויות וכמויות שימוש.

היררכיית מוצרים: אבות ובנים

כשמדברים על עץ מוצר מדברים על אבות ובנים, או ליתר דיוק , מוצרי אב ומוצרי בן. האב הוא המוצר המיוצר, והבנים הם המוצרים המרכיבים את אותו המוצר. הבנים יכולים להיות מוצרים  קנויים , ויכולים להיות גם מוצרים מיוצרים אחרים שלהם יש בנים משל עצמם, כלומר, מוצר אב יכול להיות גם אב של המוצרים המרכיבים אותו,  וגם בן של מוצר או מוצרים אחרים. מוצר האב עבורו נבנה עץ המוצר הרלוונטי נקרא "המוצר הסופי".

באקסל 1  , טבלה 1.1  מייצגת את עץ המוצר של  המוצר הסופי שלנו, מק"ט 101 - סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי . אנחנו יכולים לראות ברשימת הבנים (שורות 21-28 ) את שני הבנים הראשונים,    מק"ט 201  - טופו במרינדת סילאן , ומק"ט 202 - קרם חציל , שהם למעשה מוצרים מיוצרים במסעדה (כלומר, הם גם מוצרי אב בעצמם) , והשאר הם חומרי גלם קנויים.  בהמשך הגיליון מופיעים עצי המוצר של אותם שני הבנים המיוצרים. טבלה  1.2 היא עץ המוצר של  מק"ט 201 טופו במרינדת סילאן  וטבלה  1.3 היא עץ המוצר של מק"ט 202 - קרם חציל.   

יעוד המוצרים:  מוצרי תפריט ומוצרי ביניים

מוצרים אשר היעוד שלהם הוא תפריט נמכרים כמו שהם בתפריט המסעדה ונקבע להם מחיר מכירה.  המוצרים אשר היעוד שלהם הוא לשמש כמוצר ביניים אינם נמכרים כמו שהם בתפריט, אלא מיוצרים בכדי לשמש כמרכיב במוצרים אחרים. בדוגמא שלנו  מק"ט 201 סטייק טופו במרינדת סילאן ואנדיב צלוי מיועד לתפריט הרגיל, ושני המוצרים המיוצרים האחרים  מיועדים לשמש כבנים במוצרים אחרים, במקרה זה של מק"ט 201 אך אפשרי שיהיו בנים גם של מוצרים מיוצרים אחרים.   

נושא נוסף שחשוב מאד להבין , זהו ניהול מוצרי הביניים.

איך לזהות ולנהל את מוצרי הביניים במסעדה? 

אחזור על ההגדרה שוב: מוצרי ביניים הינם מוצרים המיוצרים במסעדה אך הם כשלעצמם אינם מיועדים למכירה בתפריט , אלא מיועדים להיות מרכיבים של מוצרים אחרים, שיכולים להיות מוצרי תפריט או מוצרי ביניים אחרים.  

את מוצרי הביניים במסעדה יש לזהות. הזיהוי שלהם הוא לא מובן מאליו כמו מוצרי התפריט, אך עדיין, הם קיימים בכל מסעדה . הבעיה היא שלא מתייחסים אליהם כמוצרים בפני עצמם, עם כל מה שמשתמע מכך. זיהוי וניהול נכון של מוצרי הביניים יביא לייצור מזון הרבה יותר יעיל  וכלכלי .

זיהוי מוצרי הביניים הוא פשוט:  כל עיבוד של חומרי גלם המיועד ליותר מייצור אחד של מוצר אחר , ייחשב כמוצר ביניים.
  

אם נחזור לדוגמא,  לעץ המוצר של המוצר הסופי (אקסל 1, טבלה 1.1 ),  הבן הראשון מק"ט 201  - טופו במרינדת סילאן הוא מוצר ביניים. מדוע ? מכיוון שסביר להניח  שבמסעדה מייצרים כמות מסוימת של טופו במרינדת סילאן, וכמות זו משמשת לייצור של יותר מיחידה אחת של מוצר האב הסופי.  כנ"ל לגבי קרם החציל.  סביר להניח שמייצרים כמות מסוימת של קרם חציל, ומכמות זו מושכים את הכמות שנדרשת לכל מנה ומנה מהמוצר הסופי.

שימו לב למרינדת הסילאן.  בעץ המוצר של מוצר האב "טופו במרינדת סילאן" היא אינה מוצר ביניים בפני עצמה אלא המרכיבים שלה הם בנים ישירים של מוצר האב ,וזאת מכיוון שההנחה היא שכל הכמות המיוצרת של המרינדה מיועדת לייצור אחד של טופו במרינדה בכמות 3.8 ק"ג.  לעומת זאת, אם היה ייצור של כמות מסוימת של מרינדה, וכמות זו הייתה משמשת ליותר מייצור אחד של טופו במרינדה,  במקרה זה מרינדת הסילאן הייתה מוצר ביניים בפני עצמה.

בנוסף לשני הבנים הנ"ל, המוצר הסופי כולל  גם אנדיב צלוי.  לפי המתכון הוא כביכול מיוצר בנפרד. חומרי הגלם אנדיב, סילאן, שמן שומשום ושמן זית הם המרכיבים של האנדיב הצלוי , אך בעץ המוצר האנדיב הצלוי אינו מוצר מיוצר בפני עצמו אלא חומרי הגלם הקשורים אליו מופיעים כבנים ישירים של המוצר הסופי.  מדוע זה כך ? זה כך מכיוון שסברתי שהאנדיב הצלוי מיוצר בכל פעם רק עבור מנה אחת של המוצר הסופי. במקרה זה לא מדובר במוצר מיוצר בפני עצמו.  מצד שני אם זה לא כך, וכן מכינים מראש כמות של אנדיב צלוי עבור יותר מייצור אחד של המוצר הסופי, אז יש להקים ולנהל  את האנדיב הצלוי כמוצר מיוצר, ואותו להוסיף למוצר הסופי כבן, עם הכמות הנדרשת ממנו.  

לא רק מוצרים "מורכבים" יכולים להיחשב כמוצרי ביניים , אלא כל עיבוד של חומר או חומרי גלם,  ויהיה העיבוד הפשוט ביותר שיש, יכול לשמש כמוצר ביניים, ובתנאי שישמש ליותר מייצור אחד של מוצר אחר.  למשל,  קילוף של תפוח אדמה וחיתוכו לצ'יפס. במקרה זה "תפוח אדמה קלוף  וחתוך לצ'יפס" הוא מוצר ביניים לכל דבר , בהנחה שיהיה שימוש בכל הכמות שעובדה ליותר מייצור אחד של מוצרים אחרים.
 

ייצוגים שונים של אותו עץ מוצר

הבנים של מוצרי הביניים טופו במרינדת סילאן וקרם חציל אינם מופיעים בעץ המוצר של המוצר הסופי סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי אך הם בהחלט נחשבים בנים שלו , רק שהם נחשבים בנים מרמה שניה , ולא מרמה העליונה (רמה ראשונה) . האב הישיר שלהם נחשב בן מרמה עליונה.  בנים של בנים נחשבים בנים מרמה שניה , בנים של בנים של בנים נחשבים בנים מרמה שלישית. וכך הלאה... 

אקסל 1 מציג את עצי המוצר עם בנים מהרמה העליונה בלבד.  באקסל 2 ניתן לראות את עץ המוצר המלא של המוצר הסופי, על כל רמותיו, בצורה היררכית. רמה 0 הינה המוצר הסופי,  ברמה 1 (העליונה) מופיעים הבנים הישירים של המוצר הסופי (המיוצרים והקנויים) וברמה 2 מופעים הבנים של הבנים.

אקסל 3 גם הוא ייצוג של עץ המוצר של המוצר הסופי שלנו, רק כאן מדובר בפירוט חומרי הגלם הקנויים בלבד, ללא  המוצרים הפנימיים,  כשבעמודת הכמות מופיעה סה"כ הכמות הנדרשת לכל חומר גלם, כשהיא מסוכמת מכל רמות העץ.   

כמות ומחיר מוצרים: "תקן" מול "בפועל"

אם אתם מתכננים מנה מסוימת, ובונים לה עץ מוצר, אתם מן הסתם תרצו ליצור מנה מרוויחה. תקבעו כמויות נדרשות, תחשבו עלויות צפויות לפי מחירי קניה ידועים ומקובלים, תקבעו מחיר מכירה, ועל הנייר תהיה לכם מנה מנצחת. על הנייר. 

הנייר הוא למעשה התקן.   

כמות התקן היא הכמות הנדרשת הנקבעה לכל בן בעץ, מחיר התקן הוא מחיר הקניה לפיו אתם תחשבו את העלויות הצפויות של המוצר הקנוי, המקובלות עליכם. למשל, מחיר התקן יכול להיות מחיר המחיר הממוצע השנתי של אותו מוצר קנוי.  

המחיר בפועל הוא המחיר האמיתי של המוצר הקנוי, אותו יש לעדכן בעץ המוצר מדי פעם (למשל כל רבעון ) כשהמטרה היא כמובן להשוותו למחיר התקן אותו קבענו בעת יצירת העץ.  זה ייתן עוד אינדיקציה אם שולי הרווח שתכננו למוצר האב שלנו עדיין תקפים מבחינת מחירי העלות. רצוי שהמחיר בפועל יהיה המחיר הממוצע למוצר הבן הקנוי כממוצע משוקלל מתחילת השנה,ועדיף לא פחות מרבעון.

למשל,  אקסל 1 טבלה 1.1 (עץ המוצר של המוצר הסופי שלנו), המנה כוללת חצי יחידה של אנדיב. מחיר התקן נקבע ל 10 ₪ ליח',  שזה היה (לצורך הדוגמא...) המחיר הממוצע של האנדיב בשנה החולפת, לכן סה"כ עלות התקן למוצר הבן היא 5 ₪.   המחיר בפועל היה 8 ₪, ליחידה (4 ₪ סה"כ עלות בפועל)  לכן אפשר להגיד שבדוגמא הזו, מבחינת תכנון העלויות למנה אנחנו במצב תקין מבחינת האנדיב. המחיר האמיתי היה למעשה עוד יותר נמוך ממה שתכננו שיהיה.

 לאחר ההסבר הכללי העקרוני , אפשר לעבור להסבר המפורט של העצים.

הסבר מפורט לדוגמאות עצי המוצר 

אקסל 1 - סטייק טופו  - עצי מוצר רמה עליונה (קישור)

באקסל זה  שלושה  עצי מוצר מרמה עליונה . בכל עץ מוצר שני חלקים , החלק העליון הוא נתונים כללים למוצר , החלק התחתון הוא פירוט הבנים.

הסבר לנתונים כללים למוצר

מק"ט

מק"ט = המספר הקטלוגי של הפריט.  במערכות מידע חובה לקבוע לכל פריט מספר נומרי או אלפא-נומרי ייחודי, ולא משנה מה סוגו ויעודו של המוצר. גם אם אתם לא מנהלים את המלאי והרכש בעזרת מערכת מידע אלא עם אקסל כדאי לסמן את הפריטים השונים עם מק"טים ולא להסתפק בתאור הפריט. זה עוזר מאד לניהול מאות פריטים שונים.

יעוד המוצר

כאן יש לציין את יעודו הכללי של המוצר במסעדה. יעודים אפשריים: תפריט ערב, תפריט בוקר, תפריט עסקי, בופה, מוצר ביניים, ועוד. ניתן לרשום יותר מיעוד אחד אם יש. למשל, אם המוצר מיועד גם לתפריט הרגיל וגם לתפריט העסקי, יש  לרשום  את שניהם.
     

אם המוצר מיועד להיות מוצר ביניים, בסעיף האבות יש לרשום מהם מוצרי האב אליהם שייך.  לדוגמא, טבלה 1.2  תא  F43 .

תאריכי יצירת העץ ועדכון העץ

כשמם כן הם... בנוסף אפשר גם לשמור ולנהל גרסאות של עצי המוצר בכדי שהשינויים  יהיו מתועדים. לא אפרט בנושא זה מעבר לכך.   

כמות מיוצרת, יחידת יצור

הכמות המיוצרת מהמוצר בעץ המוצר הרלוונטי , וסוג היחידה שלה.

אם מדובר במנת תפריט, הכמות תהיה 1 , והיחידה – מנה.  אם מדובר במוצר ביניים , הכמות תהיה בקילו, ליטר או יחידות.  לדוגמא, טבלה 1.2 מייצגת עץ מוצר למוצר ביניים , לכמות מיוצרת  של  3.8 ק"ג,  בטבלה 1.3  הכמות המיוצרת היא  2.1 ק"ג.

לכמות המיוצרת של העץ אין חשיבות כשלעצמה. יכולנו באותה מידה יכולנו לעשות עץ מוצר לכמות של  4.5 ק"ג,  5 ק"ג או 2 ק"ג.  מה שחשוב הוא היחס בין המרכיבים השונים ליחידה מיוצרת אחת , כשהמטרה היא  לדעת כמה כמות אנחנו צריכים מכל מרכיב, לכל כמות של יצור.

איך לקבוע את הכמות עבור עץ מוצר של מוצר ביניים ?

בכדי להקים עץ מוצר למוצר ביניים יש  תחילה לייצר אותו בפועל,  בכמות אותה אתם רגילים לייצר יום יום (ברמת עבודה ממוצעת) , למדוד במדויק את כמויות הבנים (ברוטו) בהם השתמשנו , אלו יהיו כמויות התקן לייצור עבור כל בן ובן,  ולבסוף למדוד את סה"כ הכמות שנוצרה, וזו תהיה סה"כ הכמות המיוצרת.

מה שעשינו כאן זה למעשה לקחת ייצור רגיל ושגרתי של מוצר ביניים , ולהפוך אותו לעץ מוצר רשמי של המוצר, כשכאמור, המטרה היא לתעד את היחס בין המרכיבים השונים ליחידת מוצר אחת, בכדי "להשליך" את היחס הזה עבור כל ייצור של המוצר, בכל כמות מיוצרת.

אסביר את הנושא בצורה מפורטת יותר  בהמשך, כשנגיע להסבר עמודות העץ.

סה"כ עלות תקן

את נושא ה"תקן" מול "בפועל " הסברתי קודם לכן, (תחת הכותרת  כמות ומחיר מוצרים: "תקן" מול "בפועל").  ערך זה מייצג את סיכום עלויות התקן של כל הבנים בעץ הרלוונטי.  לדוגמא, טבלה 1.2 , סה"כ עלות התקן של טופו במרינדת סילאן במשקל  3.8 ק"ג היא  78.8 ₪, שזהו סיכום עלויות התקן של כל הבנים (תא J63).

עלות תקן ליח' 

עלות התקן ליח' ליחידה אחת של המוצר הרלוונטי, לדוגמא בטבלה 1.2  - יחידה אחת של המוצר הינה קילו, לכן אם סה"כ עלות התקן ל 3.8  ק"ג הינה  78.8 ₪, עלות התקן לקילו אחד של המוצר הינה  20.7 ₪. 
 (3.8 / 78.8) .  

זהו אחד הערכים החשובים ביותר בעץ המוצר של מוצר ביניים. לפי עלות התקן ליח' נדע מהי עלות התקן של המוצר כבן של מוצר האב שלו. בדוגמא שלנו,  טבלה 1.2  מוצר הביניים 201 טופו במרינדת סילאן הוא מוצר בן של  מוצר התפריט 101 סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי.  הוא מופיע כבן הראשון של מוצר האב (שורה 22 באקסל) , למוצר האב דרושים 150 גר' ממוצר הבן,  לכן עלות התקן של מוצר הבן עבור מוצר האב היא 3.1 ₪.  (1 ק"ג =  20.7₪, לכן 150 גר' = 3.1 ₪).

סה"כ עלות בפועל,  עלות בפועל ליח'

אותו כנ"ל , רק כעלות בפועל ולא  כעלות תקן.  בכל הדוגמאות של עצי המוצר באקסל 1, העלויות בפועל היו כביכול נמוכות יותר מעלויות התקן, כלומר, העלויות האמיתיות של המוצרים (בתקופה בה נמדדו) היו נמוכות יותר ממה שתוכנן בתקן עץ המוצר.

מחיר מכירה כולל מע"מ,  מחיר מכירה לא כולל מע"מ

ערכים אילו יופיעו רק עבור מוצרי תפריט. הם לא רלוונטיים למוצרי ביניים. הערך החשוב כאן הוא כמובן מחיר המכירה לא כולל מע"מ, שזוהי ההכנסה של המסעדה עבור המנה.

%FC  תקן,  %FC  בפועל

FC%  = אחוז הפוד קוסט של המנה, תקן ובפועל.  החישוב הוא פשוט,  העלות (תקן או בפועל) מתוך ההכנסה ללא מע"מ.  לדוגמא, טבלה 1.1  , FC%  תקן  :    40.7%=  0.407  =  38.5 / 15.6

תרומת רווח תקן, תרומת רווח בפועל

תרומת הרווח profit margin היא תוצאה של ההכנסה ללא מע"מ מינוס עלות המזון (תקן או בפועל, בהתאמה) .   נתון זה אמור להראות  את תרומת מכירת המנה לרווחיות המסעדה, לפני הורדת שאר העלויות שאינן מזון.  כמובן שנתון זה הוא תאורטי מאד.  ארחיב על הנתון הזה , ועל ההטעיה הגדולה שיש בו, בפוסט נפרד.

הסבר לפירוט הבנים בעץ

טבלת הבנים כוללת שלושה חלקים: נתוני הפריט, נתוני כמויות ונתוני עלויות.

מק"ט, שם הפריט

המספר הקטלוגי של מוצר הבן (חומר גלם או מיוצר ביניים מיוצר) במערכת המידע, ותיאורו.

המק"טים המשמשים לייצוג חומרי גלם יהיו בשימוש עצי המוצר בלבד, ולא עבור רכש.  זאת הסברתי קודם לכן, תחת הכותרת " אבחנה חשובה בין פריטים מטיפוס "חומר גלם" לפריטים מטיפוס "פריט קנוי".

טיפוס הפריט

הטיפוס של מוצר הבן ,בעיקר חומר גלם או מוצר מיוצר.

יחידה

היחידה הרלוונטית לכמויות המצוינות בהמשך עבור אותו מוצר הבן.

כמות התקן לייצור

הכמות הדרושה ממוצר הבן לייצור הכמות בעץ המוצר ,כפי שמצוינת בערך "כמות מיוצרת" בנתונים הכלליים למוצר. 

 לדוגמא טבלה 1.2, ליצור כמות של  3.8 ק"ג טופו במרינדת סילאן דרושים 0.24 ק"ג (240 גרם) סילאן.  (תא  F56) ו 0.02 ק"ג (20 גרם) שמן שומשום (תא F61).

כשמדובר בכמות דרושה של חומר גלם, הכוונה היא לכמות הברוטו, כלומר, הכמות הממוצעת אותה יש לקנות בכדי לספק את דרישת עץ המוצר. ברבים מהמקרים כמות הנטו וכמות הברוטו הם זהים .זה כך במוצרים שאין בהם פחת, כמו למשל שמן זית. אם העץ דורש 1 ליטר שמן זית נטו , אז קניה של  1 ליטר שמן זית תספק את העץ. לעומת זאת יש מוצרים בהם יש פחת, ואפילו משמעותי, למשל – גזר.  הפחת בגזר יכול להגיע ל 30% , כלומר, מגזר שלם ששוקל 100 גר', אחרי חיתוך קצוות וקילוף יישארו כ 70 גר' בערך, בהם נשתמש.  בעץ המוצר אנחנו נשים את סה"כ הכמות שמיועדת לייצור המוצר, לפני שחתכנו וקילפנו, כלומר –  100 גר'.  בסופו של דבר זו הכמות האמורה לייצג את הכמות לרכש. לדוגמא,  אם הגזר הוא מוצר בן של מוצר אב מסוים , ושמנו 100 גר' גזר בכמות התקן שלו לייצור של יחידה אחת של אותו מוצר האב , זה אומר שאנחנו מתכוונים לכך שלייצור 1000 יחידות של אותו מוצר אב, הכמות התקנית לרכש הגזר היא 100 ק"ג .

    

כמות בן ליחידת אב

נתון משמעותי מאד, ומשמעותו – כמות הבן הנדרשת לכל יחידה אחת של אב ישיר.  

במוצרי תפריט  (טבלה 1.1 )  כמות התקן לייצור וכמות הבן ליחידת אב הם תמיד זהים, מכיון שכמות הייצור היא תמיד 1.

במוצרי ביניים הסיפור שונה. לדוגמא, טבלה 1.2 . מוצר האב  201 טופו במרינדת סילאן מיוצר ביחידות של קילו, לכן יחידה אחת של האב היא - 1 קילו.

לייצור 3.8 ק"ג של טופו במרינדת סילאן יש צורך ב 2.4 ק"ג ממק"ט 1003 טופו קשה, שזה אומר שלכל 1 קילו של מוצר 201 טופו במרינדת סילאן  יש צורך ב 0.632 ק"ג. החישוב הוא  2.4 / 3.8   .

בהמשך נוכל גם לחשב את כמות הטופו הקשה הדרושה למוצר הסופי 101 סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי. הכמות הדרושה למוצר הסופי היא  0.095 קילו ( 95 גרם).

איך הגענו לזה ?   פשוט.  חישבנו כבר שעבור 1 קילו של מוצר 201  דרושים 0.632 קילו טופו. המוצר הסופי דורש  0.15 קילו בלבד ממוצר 201 , לכן החישוב הוא   0.15 * 0.632 =  0.095

את חישוב כמות חומרי הגלם ,מכל רמה, ביחס למוצר הסופי,  נראה בהמשך בצורה מאד ברורה, כאשר נגיע לאקסלים 2 ו 3 .

מחיר תקן ליחידה, מחיר בפועל ליחידה

עבור מוצרי הביניים: ערכים אילו מייצגים את מחיר התקן / בפועל של מוצר הביניים, כפי שקיים בעץ המוצר שלו.

 לדוגמא,  טבלה 1.1 , עץ המוצר של המוצר הסופי, בן  202 קרם חציל, אנחנו רואים במחיר התקן ליחידה (קילו)   10.2 ₪, והמחיר בפועל הוא 8.3 ₪. המחירים האלו מגיעים  מעץ המוצר של אותו מוצר בן , מעלות התקן ליחידה (תא  E76).  והעלות בפועל ליחידה (תא E79).

עבור חומרי הגלם: ערכים אלה מייצגים את מחיר התקן לקניה מספקים, ביחידות של קילו, ליטר או יחידה. 

לדוגמא, טבלה 1.3 חומר הגלם 2005 חציל בלאדי, יחידה – קילו ,  מחיר התקן לקילו שלו נקבע כאן 
 ל 6.0 ₪ , זאת אומרת שזה מחיר הקניה הממוצע התקין והמקובל על ידי מי שיצר ותכנן את עץ המוצר,  עבור מוצר הבן חציל בלאדי. זה יכול להיות מבוסס על המחיר הממוצע של המוצר בכל השנה הקודמת, או כמחיר מקסימום תקני למוצר, שמעבר לו תיעשה חשיבה מחודשת על כל רווחיות המוצר.

הערך של המחיר בפועל ליחידה אמור להתעדכן מידי פעם במחיר האמיתי של המוצר למטרת השוואתו למחיר התקן. זו בדיקה חשובה המראה אם העלויות אותן תכננו עומדות במבחן המציאות מבחינת מחיר חומרי הגלם.  רצוי שהמחיר בפועל יהיה הממוצע המשוקלל של המחיר ליחידה של המוצר מתחילת השנה.  

את הממוצע יש לעשות בין כל מק"טי הקנייה המייצגים את אותו מוצר חומר גלם, בהמרה ליחידה בעץ המוצר(אם יש צורך).

טבלה 1.4 מראה חישוב של מחיר בפועל ליחידה של מק"ט חומר הגלם 1003 טופו קשה, לפי מחיר ממוצע של הקניה השנתית המצטברת.  בטבלה אפשר לראות את מק"טי הקניה של הטופו הקשה (9001,9002,  9003) ,  כל אחד מהם הוא מיצרן אחר, נקנה ביחידות אחרות ובמחירים אחרים.    עבור כל מק"ט יש המרה של הכמות שנקנתה  לקילו (היחידה של חומר הגלם כפי שנמצא בעצי המוצר)  וסה"כ המחיר עצמו. בסופו של דבר יש סיכום של סה"כ קילו וסה"כ מחיר עבור כל השורות (תאים I108 – J108)  כשחילוק המחיר בכמות נותן לנו את המחיר הממוצע המשוקלל:  021.0 = 2522/12 , וזהו המחיר בפועל של מק"ט 1003 הטופו הקשה (תא J54).

אקסל 2 – סטייק טופו - עץ מודרג מוצר מלא 

(קישור)

באקסל 2 יש טבלה אחת המראה את עץ המוצר המלא של המוצר הסופי 101 סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי , ובצורה מודרגת, לפי רמות.  

כאן אנחנו רואים את מוצרי הבן (201 , 202 )  שהם מוצרי ביניים ביחד עם הבנים שלהם, זאת לעומת
אקסל 1 טבלה 1.1 שם ראינו את עץ המוצר ברמה העליונה בלבד, כלומר רק מוצרי הביניים הופיעו , ללא הבנים, ובנוסף חומרי הגלם הישירים של המוצר הסופי.

בעמודות E-C  אנחנו רואים את פירוט הרמות.  ברמה 0 תמיד יהיה המוצר הסופי שלנו. רמה 1 הם הבנים הישירים שלו, הכוללים את שני מוצרי הביניים  201  ו 202 , ועוד  שישה חומרי גלם שגם הם בנים ישירים של המוצר הסופי. ברמה 2 אנחנו רואים את הבנים של מוצרי הביניים.

בייצוג כזה של עץ המוצר אפשר לראות את יחס כמות הבנים למוצר הסופי, גם עבור הבנים מהרמה השנייה והלאה.  עמודות  J-I   מראות את יחס כמות הבן לאב הישיר שלהן (כשאת הנתון הזה אפשר גם לראות בעץ המוצר של  מוצר הביניים), וגם את יחס הבן למוצר הסופי ברמה 0 . כשמדובר בבנים מרמה 2  זה אומר יחס הכמות שלהם גם ל"סבא". 

 לדוגמא:  מק"ט  1002 סילאן. זה מק"ט שמופיע שלוש פעמים בעץ המוצר המלא של המוצר הסופי.  גם בן של מוצר הביניים 201 (שורה 15) , גם בן של מוצר הביניים 202 (שורה 25) וגם בן ישיר של המוצר הסופי 101 (שורה 30).

בכל שורה רואים את יחס הסילאן ליחידה של האב הישיר שלו, (עמודה I) , ואת היחס למוצר הסופי  101 שהוא משותף לכולם (עמודה J) .

סיכום כל עלויות התקן והעליות בפועל, מכל הבנים ומכל הרמות נמצא בשורת המוצר הסופי  
(תאים P10, O10 ) והם חייבים להיות זהים לעלויות המצוינות בעץ המוצר ברמה עליונה של המוצר הסופי. (אקסל 1 , E12, E15 )  .

  

אקסל 3 – סטייק טופו - רשימת חומרי הגלם 

(קישור)

ייצוג זה של עץ המוצר המלא מראה את חומרי הגלם בלבד ,מכל הרמות, ובצורה מרוכזת. 

אין כאן מוצרי ביניים ולא רמות, רק רשימה אחת שאוספת ומרכזת את כל הכמויות של חומרי הגלם הדרושות לייצור של יחידה אחת של המוצר הסופי.   לשם נוחות ההצגה, הכמויות מוצגות לפי היחידה הראשית שלהם (קילו/ ליטר) , ובהמרה ליחידה "הקטנה" (גרם ,  מ"ל) .

לדוגמא, אם נחזור לסילאן מאקסל 2 , שם הוא מופיע שלוש פעמים , כאן הוא יופיע פעם בלבד עם הכמות המסוכמת בקילו:   0.009 + 0.004 + 0.025 = 0.038 , את הכמות המסוכמת אנחנו רואים בשורה 10 , 0.038 קילו  = 38 גרם, כלומר, הכמות התקנית של סילאן להכנת מנה אחת של מק"ט 101 סטייק טופו עם קרם חציל ואנדיב צלוי היא 38 גרם.

רשימת חומרי הגלם של מוצרי התפריט תשמש אותנו, בין היתר , לבקרת הקניות ויעילות השימוש בחומרי הגלם.  אם ניקח את כמות מכירות המוצר הסופי בתקופה מסוימת (ורצוי תקופה של רבעון ומעלה) , ונכפיל כמות זו בכמות חומרי הגלם הנדרשת למוצרי התפריט, נוכל לקבל מושג טוב על הקנייה התקנית לכל חומר גלם שהייתה אמורה להיות באותה תקופה נבדקת.  את כמויות התקן לכל חומר גלם נשווה לקניה בפועל שנעשתה (עם ההמרות הנדרשות). ראו שוב את טבלה 1.4 מאקסל 1 כדוגמא לקניה בפועל של חומר גלם. את הפערים ,אם יהיו (וכנראה שיהיו...) נחקור לעומק. לבקרה הקריטית  הזו אקדיש פוסט אחד יותר בהמשך.